Utiliza el recibo de pago como justificante de abono

Utiliza el recibo de pago como justificante de abono

¿Cómo hacer... ?

Cómo hacer un recibo de pago con validez legal

Te explicamos cómo hacer un recibo de pago. Un documento con el cual una persona reconoce haber recibido una cantidad de dinero de otra persona.

Recibir o dar un recibo de pago es muy común cuando se lleva a cabo un trabajo. No importa si la suma de dinero es pequeña o grande, el recibo es importante. Con ello se puede dar fe del pago realizado. De esta forma, cualquier negocio, trabajador autónomo o particular estará cubierto legalmente.

Con ese recibo se dará por hecho que la persona está conforme con el trabajo y ha pagado lo establecido.  Por eso, queremos darte una serie de pautas para que tú también puedas dar tus recibos de forma legal.

Son muchos los profesionales de los negocios que usan una plantilla recibo de pago con todas las casillas a rellenar. Pero hay otras personas que prefieren hacerlas a mano, sobre todo si el trabajo es puntual.

Si somos nosotros los que tenemos un negocio, siempre deberemos hacer el recibo.

Pasos para hacer un recibo de pago

Es importante tener en cuenta que un recibo de pago puede ser escrito de puño y letra o hacerse con el ordenador. La forma que elijamos es indiferente, aunque siempre quedará mejor una hecha e impresa con el ordenador.

Lo primero que hay que hacer es colocar un espacio para poner el lugar y la fecha en la esquina superior derecha. De esta forma, quedará reflejado que la transacción se ha hecho en un lugar físico y en una fecha determinada. 

Hay que dejar espacio para el nombre, apellidos, etc. Se continuará escribiendo la información relacionada con la identificación de quien haga el pago. También se debe incluir el motivo por el cual se ha llevado a cabo el pago.

No hay un recibo estándar, por lo que puede tener muchos datos; cuantos más, mejor. Uno de los ejemplos clásicos puede ser:

“Yo, el abajo firmante ______, nacido en ______ en fecha ______, con DNI ______ y residente en______. Declaro recibir de D/Dña ______, con DNI ______, la cantidad de ______ euros, en concepto de ______”.

Es un ejemplo simple pero funcional, práctico y sobre todo legal, aunque aún falta algo de gran importancia. Se necesitan las firmas de ambas personas, tanto de quien ha hecho el trabajo como de quien lo paga.

Ambas deben ser firmas legibles, aunque también puede usarse un sello. En el sello se deben acreditar los datos de los beneficiarios y ejecutores. También la fecha en la que el recibo se ha emitido para certificar que el pago está correcto y dé garantía al documento.

Otra de las opciones que hay, es optar por adquirir talonarios preimpresos que se pueden encontrar en tiendas especializadas.

Hacer nosotros el recibo gracias a los ordenadores

Con ayuda de la informática podemos diseñar nosotros los recibos con el ordenador y mandarlos a la imprenta. De esta forma podremos incluir todos los datos que veamos necesarios y que no siempre tienen los talonarios hechos.

Se podrá personalizar con el color, logotipo de nuestro negocio, etc. Pero siempre debemos tener en cuenta que debe haber el mayor número de datos posibles. Todo debe estar claro y algo muy importante de lo que no debemos olvidarnos, de numerar todos los recibos. Un comprobante debemos quedárnoslo nosotros y otro dárselo al cliente. Por tanto, la numeración debe coincidir en la matriz, que nos quedaremos, y debe haber la misma numeración en el recibo que hemos entregado.

Si no se tiene mucha imaginación o demasiado tiempo para pararse a diseñar un recibo, hay otras opciones. Muchos de los programas de contabilidad que hay hoy en día en Internet, algunos gratuitos, tienen plantillas recibo de pago.

Podemos elegir aquella que más nos guste y modificar los campos según nuestra propia conveniencia. Hay programas que cuentan con un gran número de plantillas, algunas de ellas editables. De esta forma, podremos personalizar los recibos y poner los campos que necesitemos. Gracias al editor, podremos hacer más grandes o más pequeños los espacios, siempre dependiendo de lo que necesitemos. Debemos seguir los consejos que hemos dado antes, dejando espacio para cuantos más datos de relevancia sea posible.

Una vez hayamos hecho uno, guardaremos la plantilla, que será la que utilizaremos en adelante. Además, cuando se vayan generando recibos, automáticamente, el número de los mismos irá cambiando. De esta forma, podremos llevar un completo control sobre todos los recibos que se van dando con cada trabajo. Además, cuando se registre el pago, el programa marcará automáticamente el recibo como “Pagado”. Gracias a ello, se llevará un control más estricto sobre las cuentas que quedan por cobrar.  No hay que olvidarse es de hacer una copia de seguridad de manera frecuente.

También se pueden guardar los datos en la nube, siempre que el espacio sea lo más seguro posible. De esta forma nunca se perderán los recibos emitidos y tendremos una copia de seguridad disponible en cualquier momento y lugar.