¿Cuántas cosas tienes que hacer en un día normal? ¿Cuántas tareas tienes que acabar antes de una fecha concreta? ¿En que vas a avanzar hoy? El día a día puede ser un caos si no te organizas un poco… como me pasaba a mí.

Para mejorar mi organización empecé a buscar una aplicación que me ayudara. Una que me permitiera recordar que tengo que hacer. Comenzó mi odisea.

Primero pasé, como muchos, por anotar en el calendario de Google las cosas que tenía que hacer y para cuando, añadiendo recordatorios. Pasé a una aproximación más de notas con Google Keep y siguiendo la estela de Google estuve unos días con Tareas de Google. Incluso usé Trello. Hasta que descubrí Microsoft To-Do.

Microsoft To-Do: la aplicación que me organizó los días

No hay de que extrañarse al pensar en la utilidad de la aplicación de notas de Microsoft. Se trata del sustituto de Wunderlist que la empresa de las ventanitas compró. Hecho desde 0, más moderno y en constante desarrollo. Puedes importar tus tareas de Wunderlist a esta aplicación.

Me quedé con ganas de usar Microsoft To-Do después de daros a conocer aquí la gran cantidad de aplicaciones que tiene Microsoft en Android. En mi búsqueda de una aplicación que me ayudara a organizarme, caí en que estaba esta.

Ahora os cuento cuales son las principales facultades de Microsoft To-Do que han hecho que sea mi acompañante diario durante meses. ¡Y con positivo resultado!

Lo básico: Categorías, recordatorios…

El funcionamiento es muy sencillo. La aplicación basa su funcionamiento en las tareas. Estas se componen de un título y de manera opcional pueden tener más información:

• Fecha y hora para un recordatorio: para enviarte una notificación.
• Fecha de vencimiento: para que puedas ver cuando tienes que acabarla.
  • Repetición: si vence diariamente, una vez a la semana…
• Pasos: distintos pasos que completar. Como subtareas que marcar.
• Descripción: puedes añadir más información y no cargar tanto el título.

En el título de las tareas puedes incluir etiquetas comenzando con el carácter «#» y puedes seleccionarlas o buscarlas para tener una lista de tareas con esas etiquetas.

Las tareas se crean por defecto en la categoría/lista “To-Do” (“por hacer”). Al marcar la estrella que aparece junto a ella en el listado aparecerá también en la categoría “Importante”. ¡Pero puedes crear tus categorías/listas y crear allí tareas!

Las categorías tienen un título y puedes cambiar el icono de esta por un Emoji de los disponibles. Muy útil pues puedes indicar todas las categorías de la universidad con el mismo icono y en el título poner otra cosa. Puedes mover tareas entre categorías sin problema.

Puedes escoger si las tareas completadas se muestran o no en la categoría y el orden por el cual se muestran las tareas en esa categoría. Estos son criterios disponibles (todas disponibles también en orden inverso):

• Alfabéticamente.
• Importancia.
• Fecha de vencimiento.
• Fecha de creación.
• Finalización.
• Añadidos a Mi día (luego entraré en profundidad en esto).

Además, puedes darle un toque de personalización estética a cada categoría cambiando el fondo de la parte superior y su color. Eso sí, entre uno de los predefinidos, pues siguen la estética de la aplicación.

Mi día: lo más útil de Microsoft To-Do

Pero sin duda lo que más ayuda a uno a organizarse es la función de “Mi día”. Esta aparece en la lista de las categorías, pero es más que eso. No puedes crear tareas aquí, solo añadir tareas de otras categorías a “Mi día” para que aparezcan aquí.

Esta función está pensada para que puedas organizarte tu día, ya sea al llegar al trabajo o al despertar. Recorre las categorías llenas de tareas por hacer y con un gesto añádelas a “Mi día”. A lo largo del día solo tendrás que mirar aquí. Incluso puedes programar una notificación para recordarte preparar el día.

También puedes ordenar y personalizar la sección “Mi día” como si fuera una categoría, excepto que no puedes cambiarle el icono y nombre. Si creas una tarea aquí, se creará en la categoría “To-Do” y se añadirá automáticamente a “Mi día”.

¿Y al acabar el día? Pues se vacía. ¡Día nuevo! A partir de las 00:00 la sección “Mi día” se vacía y te marca cuantas tareas conseguiste completar el día anterior. Aquí te da la opción de revisar las tareas que no completaste para añadirlas a este nuevo día.

Sugerencias de To-Do: no afrontas el día solo

Junto a “Mi día”, las sugerencias son otra de las principales características de Microsoft To-Do. Hablando de la función de planificación del día he dicho de recorrer las categorías en busca de tareas que añadir. Esto no es necesario.

Un botón con el icono de una bombilla nos abre la puerta a la sección de “Sugerencias”. Además de un amable mensaje de bienvenida dándonos los buenos días (o tardes, o noches…) nos recomienda algunas tareas.

Por un lado, te muestra las tareas que completaste tu último día. ¿Y si ayer no trabajaste? No hay problema, te muestra las tareas del último día que usaste la función “Mi día”. Aquí es donde revisas si te falta algo por hacer lo de que marcaste aquel día. Un gesto y añadido de nuevo a la planificación del día.

Continua la lista de sugerencias con las tareas a punto de vencer. Bueno, las que vencen hoy o mañana. Luego te muestra las tareas vencidas. ¡Otras! ¿No te acordabas de ellas? Será mejor que las hagas cuanto antes, ¿no?

Y por último algunas sugerencias que, siendo franco, carecen de sentido; ni siquiera aparecen las que van a vencer pronto primero. He aquí una vía de mejora.

¡Todo sincronizado! Android, Windows 10, iOS y Web

Te despiertas, coges tu móvil y mientras estás desayunando revisas las tareas que vas a asignar a tu día. Bien, pero luego coges tu ordenador de escritorio o tu portátil para trabajar y… ¿qué ha sido de las notas?

Esto es otro punto que yo consideré muy importante a la hora de usar esta aplicación: tiene aplicación web y nativa de Windows 10 (también para iOS). Y con tu cuenta de Microsoft quedan todas las plataformas sincronizadas. Es perfecto. Puedes dejar tu móvil y centrarte en lo que tengas que hacer en tu PC.

No tengo duda, Microsoft To-Do me ha ayudado bastante a organizarme y estoy convencido de que es una buena herramienta de trabajo para equipos también. Recientemente añadieron la capacidad de compartir listas/categorías para que otros usuarios puedan añadir tareas y editar las que hay puestas. Y tu puedes coger y añadir las que quieras a “Mi día”.

¿Te animas a darle una oportunidad con el nuevo curso? ¿O mejor para tus tareas en el trabajo? Microsoft To-Do es completamente gratuito, continua añadiendo funciones y cada vez se integra más en otros productos de Microsoft y Office. Actualmente se complementa bien con Outlook y más adelante tendrá integración con Microsoft Launcher para Android.