Prado Puerta Digital, la gestión digital de los visitantes del Museo del Prado

Democratizar el arte y hacer más accesible la cultura son dos de las ventajas que conlleva el desarrollo de la tecnología. Sin embargo, aprovechar ese potencial es también una responsabilidad de las instituciones, que entienden la importancia de la digitalización como una manera más efectiva, cómoda y versátil de gestionar su público. Esta vocación está en el corazón de Prado Puerta Digital, un proyecto desarrollado por Telefónica de Empresas, mediante el cual el Museo del Prado apuesta por una plataforma de ventas que unifica los diferentes productos y servicios que ofrece, para dar un salto cualitativo y cuantitativo en la experiencia del usuario y poner en sus manos una navegación más intuitiva, ágil y sencilla.

Es algo lógico, dado que el museo es una organización que recibe de media diaria unos 9.000 visitantes (en épocas de no pandemia). Pero tanto este flujo de visitantes, como otros miles que se interesan por el contenido que guarda el Museo, suelen partir de la página web para preparar sus visitas o para buscar información de todo tipo. De alguna manera, la web es la tarjeta de presentación de la institución al mundo y, por eso, esta transformación digital es tan necesaria a la hora de construir la experiencia de un usuario en relación al museo.

De hecho, cada vez con más frecuencia, la página web se convierte en el medio ideal para adquirir la entrada para una actividad de cualquier tipo. Es algo que ya asumimos como habitual en nuestra rutina, y el Museo del Prado no era ajeno a esta realidad, más aún cuando en 2019, sin que la pandemia aún trastocara nuestras vidas, visitaran el museo más de tres millones doscientos mil personas.

Salto de calidad en la gestión de entradas

Como explica Miguel Falomir, director del Museo, "la tecnología y la digitalización son absolutamente fundamentales a la hora de gestionar el flujo cada vez mayor de público que acude. El papel de Telefónica en el proceso de transformación digital del Museo del Prado ha sido fundamental, sin su ayuda no hubiéramos llegado a la situación absolutamente privilegiada que tiene el Museo del Prado, dentro de los museos del mundo, en términos de desarrollo tecnológico y digital".

El proyecto Prado Puerta Digital es la respuesta a esta necesidad. Consiste en el diseño y la puesta en marcha de una plataforma integral que se articula en torno a la centralización y optimización de todo lo relativo a la gestión de público. Dicho de otro modo, esta iniciativa ayuda a los profesionales del Museo a gestionar de forma más ágil e intuitiva todo lo que atañe a los visitantes, desde la venta de tickets hasta todos los datos que genera cada visita, para que el proceso de toma de decisiones esté fundamentado en el 'big data' que arroja el sistema.

La tecnología y la digitalización son absolutamente fundamentales a la hora de gestionar el flujo cada vez mayor de público que acude

Miguel Falomir, Director del Museo del Prado

Prado Puerta Digital tiene dos vertientes, una enfocada a la optimización de la compra de entrada, en la que el visitante podrá autogestionar de manera inmediata y desde el móvil sus compras en menos de dos minutos con acceso directo al museo a través de la generación de un código QR en el propio dispositivo. Como explica Noelia Ibáñez, jefa de Área de Atención al Visitante, se ha conseguido tener "un proceso de compra absolutamente intuitivo, sencillo, rápido y cómodo para el visitante".

Y otra vertiente es la dedicada al público profesional y las visitas en grupo, que se beneficiarán a través de internet de un área de clientes específica para sus gestiones.  Estas mejoras –y la tecnología que hay detrás- son capitales. Por eso se ha buscado fortalecer la usabilidad y dar facilidades a todo tipo de usuarios, tanto a los individuales como a los profesionales o los grupos que, según los datos que maneja el Museo, conforman hasta el 20% de las visitas anuales.

Una poderosa herramienta en la organización

Pero si para el amante del arte que acuda al museo este esquema ya supone un notable avance, para el Museo, la puesta en marcha de Prado Puerta Digital tiene un alcance aún más significativo. Y es que este nuevo ecosistema desarrollado por Telefónica Empresas dota a la institución de la posibilidad de "conocer mejor a sus visitantes y tener un control riguroso de todos los ingresos que percibimos por venta de entradas", como explica su jefa de Área de Atención al Visitante. Y esto, a su vez, se traduce en "una independencia y una autonomía que hasta ahora no habíamos tenido. Somos los dueños de la herramienta y los dueños de la toma de decisiones", concluye Ibáñez.

Visualizar los horarios, prever la afluencia o controlar los accesos y los aforos son algunas de las funciones que ayudan a que la organización del museo sea más eficiente. Eso se consigue a través de MUSA, una aplicación de data discovery que permite almacenar toda la estadística relevante relacionada con la compra de la entrada. Su dashboard muestra estos datos en tiempo real, comparaciones con otras fechas e incluso proyección a futuro, elementos que permiten anticiparse a momentos concretos y que redundan en la optimización de recursos.

Puerta Digital también ha incorporado CRIPTA, una herramienta especializada en la generación de informes que necesita el museo para tener un completo y riguroso control financiero de los ingresos que perciben por venta de entradas:  "Puerta Digital", asegura Noelia Ibáñez al respecto, "nos ayuda a llegar a ese grado de excelencia que debe tener toda institución pública".

Provechosa relación con Telefónica

Prado Puerta Digital es el último fruto de la colaboración del Museo del Prado con Telefónica. Se trata de una provechosa relación en la que la compañía de telecomunicaciones ha brindado su apoyo a la pinacoteca, especialmente en lo referente a su proceso de digitalización, como la renovación de su página web, la aplicación de inteligencia artificial que está detrás de la Línea del tiempo o los MOOC, cursos digitales de acceso libre y masivo, que la pinacoteca y Telefónica han desarrollado conjuntamente. Son hitos que, según el director del museo, ayudan a situar al recinto madrileño "entre los museos de vanguardia".

Sin embargo, la puesta en marcha de Prado Puerta Digital también ha supuesto un desafío, ya que las soluciones integrales que ha puesto a disposición del Museo están creadas ad hoc, como explica el director general de Empresas en Telefónica de España, Adrián García: "Hemos proporcionado una solución end to end tanto en términos de funcionalidad, a través del desarrollo de software, como en términos de infraestructuras" que, añade, "incluye una migración al cloud, para que esta plataforma sea escalable y segura, la securización del acceso a WiFi y al 4G de los sistemas de gestión; y permite la gestión remota de los dispositivos móviles, por ejemplo, de las PDA que se usan en los sistemas de acceso".

Son, en definitiva, recursos que engrandecen la experiencia de los visitantes. El Museo del Prado es una institución con dos siglos de historia, pero con un rumbo claro en su presente y en su futuro: el de hacer el arte más accesible que nunca y más cercano. La digitalización y la tecnología son los mejores aliados en esta conquista del futuro en la que todos salimos ganando.