La tecnología al rescate de la pequeña hostelería en España

Hagamos un ejercicio, querido/a lector/a. Pasea por la calle de moda de A Coruña o Santiago y dime los negocios de restauración que más metros cuadrados ocupan. Seguro que puedes indicar nombres de grandes cadenas de hamburguesas, pizzas, pollo frito, bocatas o kebabs y que sus mesas siempre están llenas, sin importar la hora. Grandes cadenas que están presentes en muchas ciudades y en donde podrás comer lo mismo aquí en Galicia que en Londres, Bogotá o Melbourne. Estas cadenas forman parte de la llamada Hostelería Organizada, que representan un 29,4% de la cuota de mercado sobre el total del volumen hostelero, según datos del estudio Foodservice Sentiment de Circana, publicado a finales del 2023.

Si bien actualmente tres de cada 10 negocios ya forman parte de la llamada hostelería organizada o de marca, ésta es la que más está creciendo, con un incremento de más del 8% anual sobre el total. Se trata de un modelo de negocio en donde se establecen unos estándares y procesos a seguir en cuanto a la formación del personal, gestión de compras, la creación de las recetas y el uso de tecnología para mejorar la eficiencia y ahorrar tiempo en tareas repetitivas.

¿Y en dónde se sitúa el 70% restante? Son los establecimientos no organizados o fragmentados, que representan un 70% de los negocios hosteleros. Estos negocios a menudo están regentados por un/a propietario/a que trabaja en el local y que también se encarga de gestionar la contabilidad, de hacer las contrataciones o de formar a las nuevas incorporaciones. Haciendo cuentas, en la provincia de A Coruña hay 6.305 establecimientos hosteleros y ya sólo en la capital herculina hay 1.481 establecimientos, un 23,48% del total provincial, según el índice Foodradar. Si nos basamos en ese 29%, en A Coruña habría 429 locales organizados y más de un millar fragmentados.

Este tipo de hostelería es la que más está sufriendo los efectos de la inflación, y cada año echan el cierre más de 2.000 establecimientos que ya no pueden seguir con su negocio. Si hacemos una comparación del número de negocios que había en 2010 frente a 2023 en España, el número de bares (pequeña hostelería), ha sufrido una caída del 17% según cifras del INE. Entre las razones de estos cierres se encuentra la falta de personal, una oferta de comida/bebida poco diferenciada, las jubilaciones de los propietarios, el aumento de costes de materias primas y los de alquiler y de energía, entre otras.  

El panorama está cambiando, es innegable. Calles que antes estaban ocupadas por restaurantes, cafeterías o bares regentados por un/a pequeño/a hostelero, ahora también tienen como ocupantes grandes cadenas o franquicias, que van ganando más terreno, apoyadas en estructura y tecnología para crecer. 

Por eso, en este artículo se pondrán sobre la mesa soluciones tecnológicas muy sencillas de implementar y que ayudarán a que la pequeña hostelería sea más competitiva.

El Punto de Venta como primera herramienta para la organización de un local

El primer paso para cualquier pequeño negocio es contar con un Punto de Venta (POS), que es el sistema en donde se cargan todas las bebidas, platos y postres, sus precios, su stock, y en donde se toma nota de todas las comandas, gestión de tickets y facturas o se efectúan los cobros. El Punto de Venta recoge a diario datos muy interesantes sobre el negocio, como tickets medios, productos más vendidos, combinaciones de platos y bebidas más solicitadas, picos de facturación por horas…  

Muchos negocios no organizados todavía cuentan con sistemas de Punto de Venta no homologados, anticuados o incluso con cajas registradoras, por lo que están perdiendo por el camino mucha información valiosa de su negocio y con la que podrían tomar mejores decisiones para sus clientes.

Además, a partir del mes de julio del año 2025, se pondrá en marcha una nueva regulación que impondrá sanciones a aquellos establecimientos que utilicen Puntos de Venta no homologados y que no estén conectados en tiempo real con Hacienda. Hasta la fecha todavía hay tiempo, pero es muy recomendable que si eres hostelero/a y estás leyendo este artículo, revises tu Punto de Venta y no esperes al último momento para hacer cambios. Las prisas no son buenas consejeras.

Las Cartas Digitales Dinámicas, mucho más que una carta en papel

Junto con el Punto de Venta, el segundo paso o herramienta sería contar con una Carta Digital, un menú dinámico accesible mediante código QR, y que no requiere descargas de apps ni registros por parte del comensal. 

En los últimos años hemos visto un aluvión de códigos QR por doquier, y no sólo en la hostelería, sino en otros negocios y sectores. El código QR nació en 1994 de la mano de Masahiro Hara, trabajador de Denso Wave, una subsidiaria de Toyota, con el propósito de rastrear piezas de vehículos durante el proceso de fabricación. De hecho, en 2021, Hara recibió el premio a la innovación europea por impulsar pequeños cambios tecnológicos en la vida cotidiana.

Volviendo a la Carta Digital, se trata de una página web que contiene fotos, vídeos, alérgenos, descripciones de platos, storytelling de recetas y etiquetas, y que incrementa el consumo un 25% según el Informe del Estado de la Digitalización realizado por el Basque Culinary Center y Delectatech. También es multi-idioma por lo que permite impactar en un consumidor internacional de forma automática. En una Carta Digital hacer cambios de precios, quitar y añadir productos o cambiar una foto se hace de forma inmediata, a diferencia de las cartas en papel, que requieren un sobrecoste cada vez que buscamos hacer un cambio. 

Hace unas semanas durante una formación con el alumnado de gestión de hostelería del CIFP Carlos Oroza de Pontevedra, se hablaba precisamente de que las Cartas Digitales son una herramienta súper potente para comunicar toda la oferta gastronómica de un restaurante, pero que las cartas en papel no deben desaparecer. Y tienen toda la razón. Cartas digitales y en papel deben convivir, y aquí lo importante es que el consumidor tenga a su disposición cuantas más soluciones mejor adaptadas a sus gustos y preferencias.  

Sistemas de reservas, restaurantes abiertos 24/7

Y el último paso para la mejora de la competitividad de un pequeño restaurante sería disponer de un sistema de reservas con diferentes canales de entrada, como el teléfono, página de Google My Business, Instagram o web.

Por poner ejemplos, hace unos días una persona que ha trabajado durante más de 9 años en un restaurante, comentaba que en picos altos a los camareros les era totalmente imposible coger el teléfono para atender las reservas. Que especialmente durante el fin de semana se encontraban con centenares de llamadas perdidas, llamadas que suponían mesas sin ocupar y una importante pérdida económica para el negocio. 

Hoy por hoy una gran cantidad de las reservas todavía proceden del teléfono. Pero otras muchas se generan en otros canales, como son los formularios de reservas disponibles en la página web del restaurante, en su página de Google My Business o en su perfil de Instagram. Y esta modalidad es súper rápida para un cliente digital, porque en un par de clics puede gestionar una reserva, modificarla o cancelarla sin necesidad de que el restaurante esté abierto. 

Además, gracias a la IA, los sistemas de reservas por telefonía están incluyendo IVR o Respuesta de Voz Interactiva, esto es, se trata de una centralita telefónica y que atiende las llamadas como si de un humano se tratase. Esta tecnología es súper útil para atender las reservas por teléfono durante picos de trabajo o cuando el restaurante está cerrado.

En conclusión, la digitalización avanza en la hostelería

Estamos en la era de la tecnología, este es un hecho indiscutible. Según el último informe generado por Delectatech y el Basque Culinary Center sobre la Digitalización en la Hostelería, un 15,93% de los establecimientos encuestados en España ya son digitales. Y el 16% de estos locales preguntados indican que han mejorado su margen neto al utilizar soluciones tecnológicas. Puede parecer una cifra pequeña, pero si la comparamos con pocos años atrás, la evolución tecnológica en la hostelería ha dado un cambio exponencial.

Convertir la tecnología en aliada ayudará a la pequeña hostelería a ser más competitiva y a generar una mejor experiencia de consumo en su cliente. El restaurante del futuro inmediato será más inteligente gracias al uso del dato procedente de herramientas como la Carta Digital, el POS o las soluciones de reservas, y estará mejor conectado.