Las empresas de todo el mundo se enfrentan a un inevitable periodo de transformación en el que los procesos desempeñan "un papel crucial". Por ello, la gestión de los mismos supone un elemento clave para que las organizaciones logren avanzar hacía la excelencia operativa. 

Para lograrlo muchas compañías ya están apostando por la minería de procesos (process mining), una de las innovaciones tecnológicas con mayor potencial en el proceso de transformación digital de las empresas. De ahí que su expansión masiva esté cada vez está más cerca, ya que permite tomar decisiones sobre la base de datos reales y objetivos.

Las primeras investigaciones en torno a esta tecnología surgieron a finales de los años 90 y en las dos últimas décadas ha evolucionado desde una disciplina científica emergente a un enfoque maduro para mejorar los procesos, gracias al amplio número de herramientas que ya existen en el mercado para ello.  

Esta apuesta de las empresas por el minería de procesos queda constatada en el informe Global Process Mining Survey 2021 elaborado por Deloitte a partir de una encuesta a nivel internacional a más de 100 directivos de empresas de todo el mundo, que señala las estimaciones actuales apuntan que este mercado registrará un crecimiento anual compuesto del 70% (CARG) en los próximos años. 

"Nuestra encuesta muestra que una vez que las organizaciones comienzan a adoptar process mining, tienden a ser más ambiciosas en su expansión. El aumento en el potencial de mercado que esperamos en los próximos años va alineado también con nuestra impresión de que el process mining está destinado a crecer aún más y volverse aún más esencial para el desempeño corporativo", afirma Luis González Gugel, socio responsable de Intelligent Proceses en España de Deloitte.

La minería de procesos ya empieza a ser un práctica cada vez más común en las empresas. El informe de Deloitte señala que el 63% de los encuestados ya ha comenzado a implementar proyectos relacionados con esta innovación tecnológica en el modelo de negocio y/o gestión de su organización.

De todas ellas, el 45% lo está utilizando de manera transversal en toda la empresa, el 38% ha implementado procesos individuales de process mining y un 13% se encuentra justo en una fase de inicio con pruebas de concepto, con tecnologías tales como Celonis, Minit, Signavio u otros nuevos entrantes como Uipath o Nice.

Asimismo, hasta un 22% de las compañías encuestadas apunta que tiene previsto invertir en soluciones de minería de procesos en los próximos años. De todos ellos, nueve de cada diez planean realizar proyectos piloto o pruebas de concepto y un 10% prevé adoptarlo a nivel transversal en la empresa.

Por el contrario, un 15% reconoce que no ha contemplado aún la inclusión de este tipo de herramientas. La principal razón para cerca de la mitad de las compañías que no la han adoptado todavía es que no la consideran una prioridad, mientras que para una de cada cinco es la falta de presupuesto y de prioridad por parte de los directivos.

Expectativas en torno al process mining

Los procesos sencillos y con conjuntos de datos altamente estandarizados han sido los primeros ámbitos en los que las organizaciones han comenzado a probar la minería de proceso. En concreto, los procesos de compra y contabilidad, seguidos por los procesos de gestión de los servicios de IT y cobro de pedidos, son los más comunes actualmente.

Sin embargo, la lista de beneficios que esperan las organizaciones que aporte esta tecnología es "extensa y muy diversa", pero se pueden resumir en dos grupos. Por un lado, los beneficios directos, como, por ejemplo, transparencia de procesos, potencial de automatización y monitoreo de procesos. Por otro, los indirectos, como mejoras de procesos, reducción de costes o cumplimiento de procesos.

En concreto, la expectativa más común para siete de cada diez compañías encuestadas es la mejora de procesos. A continuación se sitúan la transparencia de procesos y la reducción de costes, con el 57% y 46%, respectivamente. A ello, se suma la aceleración de la transformación digital (43%), la capacidad de identificar procesos automatizables (43%) y el monitoreo de procesos (42%).

En cuanto a los resultados obtenidos con la implementación de estas tecnologías, el 38% de las empresas sitúa la transparencia de procesos como el principal valor agregado de su inversión. Además, el 31% de los encuestados dice que las medidas de optimización de procesos (como la automatización) han aportado valor, e incluso el 8% ha podido identificar medidas de optimización de procesos específicas.

En esta línea, el informe añade que únicamente el 9% de los encuestados destacan tiempos de rendimiento más bajos y un 8% indica ahorros medibles reales procedentes directamente de la implantación de esta tecnología.

Respecto a los factores necesarios para tener éxito en la adopción de soluciones de minería de procesos, más de la mitad de las compañías ve la alineación interdepartamental entre negocio y tecnología como el principal, seguido de contar con una buena calidad de datos y el establecimiento de objetivos claros. Asimismo, el 42% opina que estas iniciativas requieren de un compromiso de liderazgo y el 38%, considera necesaria la disponibilidad de recursos.

En este contexto, el socio de Intelligent Processes de Deloitte sostiene que no se puede pensar en process mining como una tecnología plug-and-play e incide en que para tener éxito son necesarias "habilidades técnicas y específicas" de la industria avanzadas, así como un marco de optimización de minería de procesos.

"Las organizaciones necesitan también un conocimiento profundo de los procesos y experiencia empresarial para convertir los resultados del process mining en información valiosa. Sin paneles de control orientados a casos y sin profesionales de esta tecnología enfocados a maximizar el valor agregado, es difícil que las empresas obtengan resultados tangibles y medibles de minería de procesos", remarca.