El ordenador que reposa en tu mesa de trabajo o el correo con el que envías cosas a tus clientes son el nuevo coche de empresa: pueden ser monitorizados por tus jefes o el departamento de informática.

Nadie cuestiona que, por muy puteados que estemos en nuestro puesto de trabajo, tenemos derecho a tener una vida privada que sea privada de verdad. Sin embargo, tenemos un problema si nos gusta esa idea pero mezclamos vida personal con vida profesional, porque nuestros superiores pueden “espiar” la información con la que tratamos en nuestro trabajo.

Espera, ¿cómo que espiar en la oficina?

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No, no es ninguna broma: tu jefe puede acceder a las herramientas digitales que usas en tu trabajo, como la cuenta de usuario del ordenador de tu oficina o el correo electrónico que utilizas para hablar con tus clientes. La única regla importante -por lo general- es que te tiene que avisar de forma clara de ello, como cuando se quiere instalar cámaras de seguridad o grabar una llamada telefónica.

Para comprender mejor esto vamos a usar a un servidor, David, como ejemplo. Ahora mismo David tiene un correo de empresa que se utiliza con motivos laborales, y que es del corte “david@omicrono.com”. David es el único que tiene la contraseña para este correo, pero a través de Google Apps (nuestro proveedor de correo) su jefe -llamémosle Kiwi- puede acceder a su correo y ver los emails que ha enviado, los que ha recibido, los contactos de su lista… todo lo que haya allí, en otras palabras.

La jerga legal la explica Google mejor que yo en una de sus páginas de Ayuda, y el “aviso” de que nuestros superiores o administradores de sistemas pueden controlarnos llega de dos formas en este caso: al crear la cuenta -dejando claro que aceptas esta condición- y un pequeño recordatorio amarillo cada vez que abrimos el perfil.

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Todo esto de monitorizar a los empleados no es una carta blanca para que puedan ver toda nuestra información: ya existen condenas en casos como el de un directivo que fue condenado por revelar datos sobre la orientación sexual de dos de sus empleados. En otras palabras, la barrera está entre nuestra información profesional y nuestra información personal. La clave es que no mezclemos ambas en primer lugar para evitar disgustos.

En cualquier caso, lo mejor es asumir que siempre vas a ser monitorizado en el trabajo, incluso cuando creas que no está ocurriendo. Desde el correo electrónico que te dió la empresa cuando entraste, hasta la cuenta de usuario que usas cuando te sientas en el ordenador de la oficina y te pones a trabajar: todo está bajo el control de la empresa, y pueden revisarlo. Es como cuando te dan un coche de empresa, pueden ponerte condiciones y controlar que se cumplen.

¿Y qué puede hacer sonar las alarmas?

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Jake Swearingen –para New York Mag– ha entrevistado a varios administradores de sistemas de diferentes ámbitos con el objetivo de averiguar qué es lo que levanta sospechas y puede causarnos una monitorización:

• Tener bajo rendimiento, malos resultados o parecer vago puede hacer que la dirección se pregunte qué diablos haces delante del ordenador mientras trabajas, motivo por el que mandan al departamento de informática la monitorización.

• Si tu actividad en la red empieza a afectar a los sistemas, los administradores del sistema van a querer saber el por qué. Por ejemplo, utilizar la red del trabajo como copia de seguridad personal puede salirse del comportamiento habitual, y puede hacer que el administrador compruebe qué es eso que estás subiendo a su red.

• Estaremos de acuerdo con que forma parte del sentido común, pero sigue existiendo gente que combina la pornografía con los ordenadores del trabajo. No, no lo hagáis si queréis seguir con trabajo, literalmente.

• Otras sospechas nada relacionadas con la informática -como tener un comportamiento esquivo, una mala actitud o una personalidad reservada en extremo- puede causar lo primero de todo: que los de arriba quieran saber qué estás haciendo, y manden a informática a investigar.

En cualquier caso, y como comentan los propios administradores entrevistados, esto sólo ocurre cuando es una orden de sus superiores o sospechan que algo está ocurriendo. Ponerse a controlar a todos los usuarios de una empresa es una pérdida de recursos y tiempo enorme, por lo que sólo se hace con estas “excepciones”, e incluso algunos bromean con que la vida de la gente es demasiado aburrida como para estar espiándolas al tuntún.

¿Cómo puedo prevenir este control?

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¿Y cómo separamos la información profesional de la personal, como os hemos dicho antes? Para empezar, si estás conectado a su red, un administrador de sistemas competente tiene barra libre a los datos que estás enviando a Internet, así que empieza por ahí: no uses la red del trabajo para cosas personales o asuntos que quieras mantener en privado. Reduciendo este consejo a la mínima expresión, evita el WiFi del la oficina para hablar con tu pareja o con un colega por el móvil, usa los datos de tu tarifa personal.

Tampoco uses el ordenador o móvil de la empresa, ni cuentas de usuario de la empresa -como correos electrónicos- con fines personales, todo eso también se puede monitorizar sin muchas dificultades. Por ejemplo, no uses el email profesional para correos personales que no tengan nada que ver con tu trabajo. O para decirle a la empresa rival que la quieres mucho, eso es tener pocas luces. Como ya os hemos dicho antes, la clave está en no utilizar cosas del trabajo con fines personales.

Y si lo que quieres es asegurar la integridad de tus datos personales, asegúrate que todas tus comunicaciones están cifradas, de que usas buenas -y diferentes- contraseñas en todas tus cuentas, y activa la verificación en dos pasos donde sea posible. Aunque si en tu trabajo tienes ese nivel de miedo, quizás valga la pena buscar otro puesto de trabajo que te de menos estrés.