Viaje a las profundidades de la minería de procesos: así potencia Celonis la IA agéntica en las empresas

Una plataforma que permite a las empresas rebuscar entre todos los datos que recopilan o que generan para extraer información útil que ayuda a solucionar problemas o a tomar decisiones, sean rutinarias o sean críticas. Esa sería una definición más o menos simplificada de lo que es Celonis.

Pero la compañía alemana es mucho más. Viajar a las profundidades de esta tecnológica es hacerlo también a las profundidades de lo que se conoce con el nombre de minería de procesos. Celonis es líder en este ámbito y su Field Chief Technology Officer (CTO), Manuel Haug, atiende a DISRUPTORES para intentar que entendamos mejor -y, por tanto, para intentar que las empresas entiendan mejor- en qué consiste este sector.

La entrevista tiene lugar en Munich (Alemania), durante la celebración de Celosphere 2025, el evento anual de la compañía, por el que pasaron a principios de noviembre cientos de clientes y expertos para conocer todas las novedades.

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Haug lleva diez años en Celonis, tiempo suficiente para realizar un resumen de cómo ha evolucionado, ya no sólo esta compañía sino la minería de procesos.

"El primer producto era tan simple que casi podría avergonzarme", reconoce el directivo. Y es que "la interfaz de usuario era una impresora". En aquel momento apareció el CIO de la Bavarian Broadcasting Company "y dijo: '¿Puedes construir software a partir de ello?'.

Con esa pregunta empezó todo. "Podíamos conectarnos a sistemas, calcular cómo funcionan los procesos en la realidad y mostrarlos en la pantalla. La siguiente gran evolución que tuvimos en los primeros días fue que no solo mostrábamos procesos (los flujos), sino que también añadimos datos de negocio (KPIs). Esto nos permitía calcular, por ejemplo, cuánto dinero nos costó realizar un cierto paso en el proceso o qué materiales se manejaron en un determinado paso del proceso", resume, orgulloso.

De repente, esa capacidad hizo que el flujo de procesos fuera relevante para el negocio de los clientes, "y empezaron a usarlo para analizar y reimaginar cómo podrían llevar a cabo un proceso".

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Lo que sucedió gradualmente fue que esa información se utilizó cada vez más operacionalmente por parte de los primeros clientes de Celonis. Como curiosidad el CTO recuerda que "las primeras versiones se usaban quizás una vez al trimestre o una vez a la semana, y luego, cuanto más entendían qué datos podíamos mostrarles, más se utilizaba en el día a día".

En resumen, poco a poco -o quizá no tanto-, la minería de procesos se colocó en el centro, con toda una serie de aplicaciones a su alrededor. "Una parte de nuestro portfolio permite analizar; otra permite rediseñar el proceso para reimaginar cómo debería funcionar mejor; y la tercera permite operacionalizar el proceso, automatizar partes de él, integrando equipos humanos con agentes de IA".

Aquí es donde aparecen las dos siglas mágicas: IA, a la que Celonis añade el apellido empresarial. "Ahora estamos viendo con mucha fuerza que la IA empresarial es algo que se beneficia mucho de esta plataforma".

Otro apellido que ya aparece con fuerza en los procesos de IA es 'agéntica'. ¿Se puede evolucionar la inteligencia de procesos sin agentes de IA? Esa es la pregunta. Haug da una respuesta. "Sí, pero no tan bien como lo haríamos con IA agéntica".

Lo desarrolla. "Nuestra frase de cabecera el año pasado fue: 'No hay IA sin PI (Process Intelligence) y no hay PI sin IA'. Pero hemos evolucionado desde varios frentes. El primero es que ahora podemos ver datos que no podíamos ver antes. Un proceso, por supuesto, se realiza en sistemas de TI como un ERP o un CRM, y esos son datos relativamente estructurados que hemos podido manejar bastante bien durante décadas. Pero también hay una gran cantidad de datos no estructurados involucrados en los procesos. Piensa, por ejemplo, en documentos: puedes escribir tu artículo en Google Docs o Word, o en el ciclo de vida de desarrollo de software, escribimos documentos de requisitos en un documento", argumenta.

Toda esa información, lo que la gente hace en el día a día para llevar a cabo el proceso, "ahora podemos añadirlo al gemelo digital que estamos construyendo. Nuestro gemelo digital se acerca aún más a lo que sucede en la realidad, lo que, por supuesto, te da más transparencia, más precisión en el rediseño, y más herramientas para automatizar y operacionalizar".

"Hay que monitorizar a los agentes de IA igual que monitorizamos a nuestros empleados"

Y a lo que íbamos: los agentes: "Tenemos un agente de IA en Celonis que, por ejemplo, mira todas las facturas de una empresa e identifica los duplicados, permitiéndote eliminarlos, decidir si pagamos dos veces, recuperar dinero de nuestros proveedores, etc., y optimizar el proceso. Usamos IA para enriquecer el gráfico de inteligencia de procesos", explica como ejemplo el directivo.

Otro ejemplo: "Aquí tenemos asistentes de IA, similares a un asistente de codificación, que se sientan junto a los desarrolladores y les ayudan: 'Oye, creemos que hemos encontrado algo, ¿quieres verlo?'".

Todo esto suena muy bien o muy útil, en cualquier caso, pero, teniendo en cuenta que la mayor parte del tejido empresarial es de tamaño mediano o pequeño, surge otra pregunta pertinente: ¿no será demasiado complicado todo esto para este tipo de potenciales clientes?

"Históricamente la minería de procesos era algo más para empresas pequeñas. Si miras los orígenes del process mining, la primera industria que lo adoptó fue la de los hospitales". En resumen, la respuesta es que esto está pensado para todo el mundo.

Lo cierto es que Celonis revela que si se suman el valor generado por todos sus clientes gracias a la utilización de la plataforma, la cifra alcanza los 8.000 millones. ¿Cómo se calcula esta cifra? "En Celonis tenemos una metodología de valor. Tenemos un gran equipo en Celonis llamado ingenieros de valor (value engineers) cuyo trabajo es ayudar a nuestros clientes a obtener valor con Celonis. Lo que hacen es ir a los clientes y primero hablan con el equipo de liderazgo sobre cuáles son sus objetivos y cuáles son los proyectos e iniciativas más importantes que quieren completar en el próximo trimestre o año. Esos objetivos generalmente se miden con ciertos KPIs y se informan a la junta directiva. Lo que hacemos con Celonis es tomar esos KPIs y desglosarlos en los procesos operativos".

Añade Haug que"también tenemos un módulo en Celonis donde puedes asignar valor monetario a los cambios en estos KPIs, y hacemos un seguimiento de eso. Tenemos lo que llamamos un centro de transformación donde ayudamos a los clientes a transformar sus operaciones comerciales y donde puedes establecer tus cálculos específicos sobre cómo calculas el valor, y eso genera los resultados".

Para Celonis, con todo, resulta capital que sus clientes sean proactivos. De hecho, destaca que el mercado español lo suele ser. "La respuesta honesta es que hay un grupo de clientes muy proactivos que tenemos en España que son, diría yo, algunos de los más innovadores que tenemos en el mercado. Pero luego también hay una división que yo diría que es 20/80. Tenemos un 20% que es muy proactivo y un 80% que es muy conservador, diría yo", admite aun así.

Celonis pide proactividad porque "aunque ya no somos tan jóvenes, en esencia, nuestro ADN es que lo que estamos haciendo todavía está en sus inicios, diría yo; creo que ni siquiera sabemos aún lo que se puede hacer con nuestra tecnología, así que, por supuesto, necesitamos clientes que sean proactivos y que descubran junto a nosotros cuál es realmente el límite".

El último gran punto que conviene resaltar es el de la seguridad y transparencia de los datos. Y más, cuando los agentes de IA campan a sus anchas. "Una de las cosas que siempre recomendamos a todos los clientes es que monitoreen a sus agentes como monitorean a sus equipos".