Imagen de archivo de Yolanda Díaz, ministra de Trabajo.
Ya entró en vigor: "La empresa conservará los registros horarios de los trabajadores durante 4 años"
Todas las empresas están obligadas por ley a registrar la jornada laboral y conservar esos fichajes durante cuatro años.
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Hay un problema que parece repetirse en prácticamente todas las empresas y tiene que ver con el caos que genera el registro horario y sus fichajes.
Cuando el control de la jornada no está automatizado y depende de que cada trabajador fiche correctamente, los despistes están a la orden del día.
Un olvido al entrar o salir, un fichaje incorrecto o, directamente, un día sin registrar pueden acabar traduciéndose en horas extra sin pagar, jornadas que nunca llegan a contabilizarse o, en la otra cara de la moneda, grandes multas a la empresa.
No basta con afirmar que se trabajó ocho horas, la empresa debe registrar cada día la hora exacta de entrada y de salida de sus trabajadores.
Esta obligación aparece recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que establece que todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada.
En concreto, señala que este "deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora".
La forma de organizar y documentar ese registro dependerá de lo que establezca el convenio colectivo aplicable, del acuerdo alcanzado entre la empresa y la representación de los trabajadores o, en su defecto, de la decisión del propio empresario.
Lo que sí deja claro la norma es que existe una doble obligación. Por un lado, el trabajador debe fichar su jornada y, por otro, la empresa está obligada a conservar esos registros.
"La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social", recoge el Estatuto.
De hecho, si incumple esta obligación, puede enfrentarse a sanciones que ascienden a varios miles de euros.
![La vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz.](["https:\/\/s3.elespanol.com\/k\/imgp\/cms\/elespanol\/11315158.jpg?p=w:320\/h:240&h=WkK3NQf3"])
Multas de hasta 7.500 euros
El incumplir con este tipo de obligaciones laborales puede interpretarse como una transgresión de las normas que regulan la jornada de trabajo y su registro, lo cual es una infracción grave según el art. 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden de lo Social (LISOS).
Las multas para la empresa que cometa una infracción grave abarcan "en su grado mínimo, de 751 a 1.500 euros, en su grado medio de 1.501 a 3.750 euros; y en su grado máximo de 3.751 a 7.500 euros".
Objetivo
La finalidad que tienen estos cuatro años de conservación de fichajes no es otra que garantizar que, si existe una inspección de trabajo o una reclamación por parte de un empleado, la empresa pueda acreditar cuál fue la jornada realizada en cada momento.
Estos registros permiten comprobar si se han respetado los horarios, los descansos obligatorios y el pago de las horas extraordinarias.
Al mismo tiempo, ofrecen una garantía al trabajador, ya que pueden servir como prueba de lo que ocurrió realmente en caso de conflicto.
En la práctica, si la empresa no conserva esa documentación, es como si el registro nunca hubiera existido.
Por ejemplo, si un trabajador ficha su jornada el 3 de agosto de 2026, ese registro deberá mantenerse disponible, como mínimo, hasta el 3 de agosto de 2030. Si la Inspección de Trabajo solicita revisarlo en 2029, la empresa estará obligada a presentarlo.
En este sentido, queda claro que el registro no termina cuando el trabajador sale por la puerta, pudiendo pagarse muy caro hasta 4 años más tarde.
