Creo que te voy a dar una alegría: probablemente tu empresa está más preparada de lo que supones para hacer una Transformación Digital.

Es posible que todavía te cueste entender algunas tecnologías y cómo te pueden ayudar. Es posible que todavía no tengas claras las tendencias del mercado o por qué soluciones debes apostar. Si me equivoco, y sí tienes claros estos puntos, entonces enhorabuena porque estás en una posición privilegiada. 

Pero incluso si no es así, todavía posees, probablemente, mejores armas y habilidades de lo que piensas para acometer la transformación. 

Me estoy refiriendo a la disciplina de dirección de proyectos y estoy suponiendo que en tu compañía ya estáis acostumbrados a gestionar proyectos, aunque puede que éstos sean de una naturaleza diferente a los que te vas a encontrar en una transformación digital.

¿Por qué es importante la dirección de proyectos en una transformación digital? Veamos: ¿qué es un proyecto? Si somos formalistas, podemos acudir a la definición que proporciona el Project Management Institute y que nos dice que un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para generar un nuevo producto, servicio o resultado. 

Es decir, se trata de actividades, en general complejas, realizadas por las organizaciones para conseguir un objetivo específico en un plazo determinado. Y se trata, por tanto, de actividades que no forman parte de la operación diaria o del funcionamiento normal, sino que se realizan durante un tiempo acotado, con principio y fin, para hacer algo nuevo o algo transformador. Lanzar un nuevo producto al mercado es un proyecto; desarrollar e implantar un nuevo sistema es un proyecto; acometer la formación de toda la organización en una cierta técnica o tecnología es un proyecto…

"La transformación digital no es más que un proyecto, un gran proyecto, o quizá mejor, un conjunto de proyectos agrupados bajo un programa"

La dirección de proyectos incluye bajo su paraguas técnicas como la definición del alcance, la planificación de tareas, la presupuestación, la gestión de la calidad, la gestión de riesgos, la comunicación… Y, con mayor o menor grado de formalismo, prácticamente todas las empresas acometen proyectos y, por tanto, de una manera más formal y metodológica, o quizá de un modo más informal y menos consciente, saben cómo gestionarlos.

¿Y por qué eso es importante en una transformación digital? Pues porque la transformación digital no es más que un proyecto, un gran proyecto, o quizá mejor, un conjunto de proyectos agrupados bajo un programa.

Piénsalo bien.

Para definir una transformación digital lo que haces es estudiar la tecnología, el mercado y tu propia compañía y, con eso, acabas identificando una o varias iniciativas a realizar para hacer realidad esa transformación: tal vez quieras lanzar tu presencia en medios sociales, o tal vez poner en marcha un portal de comercio electrónico, o tal vez integrar tus canales en un CRM omnicanal, o puede que implantar un Big Data para analizar mejor a tus clientes y poder ofrecerle unas ofertas y unos servicios personalizados. O puede que una combinación de todas esas cosas.

Cada una de esas iniciativas, si decides acometerlas, se convertirá en un esfuerzo temporal, al que deberás asignar un presupuesto y dedicar unos recursos. Un esfuerzo que deberá ser delimitado en su alcance y planificado al detalle en sus tareas. Un esfuerzo que deberás monitorizar y del que deberás gestionar riesgos y desviaciones. Y un esfuerzo que deberás comunicar a tu organización como parte de la gestión del cambio. Un esfuerzo, en definitiva, que no es ni más ni menos que un proyecto.

"Si en tu organización no posees los conocimientos y las habilidades propias de la dirección de proyectos, entonces debes asumir que necesitas esas capacidades"

Así que si tu organización sabe gestionar proyectos, especialmente proyectos complejos, si tienes personas con las habilidades propias de un jefe de proyecto, tienes un tesoro y una magnífica base para construir tu programa de transformación digital. A lo mejor necesitas ayuda para identificar la estrategia y las mejores alternativas, cosa que desde luego no es baladí. Pero, una vez identificadas esas iniciativas, estarás en una magnífica posición para acometer una transformación digital exitosa simplemente gestionándola como proyectos.

Y eso, creo, es una alegría. Espero que lo sea.

Si, por el contrario, en tu organización no posees los conocimientos y las habilidades propias de la dirección de proyectos, entonces, lo siento, más que una alegría, este artículo será un aviso de que necesitas esas capacidades, ya sea desarrollándolas internamente u obteniéndolas de terceros.

Lo que sí que es cierto es que una Transformación Digital se gestiona, en gran medida, con base en técnicas de dirección de proyectos, así que asegúrate de estar bien preparado en este terreno.

* Ignacio Gavilán es fundador y CEO de Reingeniería Digital. Ingeniero Industrial, MBA y PMP