La irrupción del coronavirus ha provocado bruscos cambios en las empresas españolas, que han tenido que adaptarse de la noche a la mañana a nuevas dinámicas y realidades de trabajo. La gestión de documentación electrónica, un punto trascendental de la tan manida digitalización, se ha revelado como un punto clave para el manejo de esta crisis.

Con el objetivo de conocer el papel que estos procesos desempeñan en un escenario como el actual y cómo de preparada está la empresa española en este sentido, Invertia entrevista a Alberto Redondo, director de Marketing & Mass Market para Iberia & Latinoamérica de Seres, la empresa líder del sector, que cuenta con más de 30 años de experiencia en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos.

Seres, que es una filial del grupo francés de correos La Poste, cuenta con oficinas en nueve países entre Europa y Latinoamérica. Actualmente, dispone de una cartera de más de 9.000 clientes activos que resultan en más de 300.000 empresas usuarias de sus soluciones y en más de 500 millones de documentos electrónicos intercambiados en el último año entre facturas, albaranes, contratos, actas y otros.

Los números de cierre del último ejercicio de Seres batieron expectativas, ¿cómo prevén que irá este ‘año del coronavirus’ en su negocio?

El año pasado fue realmente maravilloso para Seres, ya que estuvimos por encima de los objetivos marcados. No creo que este 2020 vayamos a superar esos datos, porque vamos a tener dos o tres meses de parón a excepción de los sectores más básicos. En este sentido, el volumen de facturas que pueden llegar a manejar algunos de nuestros grandes clientes será muy inferior en este periodo.

Éramos ambiciosos y, lamentablemente, vamos a estar por debajo de lo estimado, pero será algo coyuntural porque el intercambio electrónico de documentos no deja de crecer. También estimamos que la capacidad de inversión de las compañías mermará, si bien las habrá que quieran aprovechar esta caída de volúmenes para avanzar en procesos internos como los que ofrecen nuestras soluciones.

Entonces, ¿han percibido un mayor interés por parte de potenciales clientes en el mes que ya dura el confinamiento?

Así es. Ahora mismo ha aumentado cerca de un 50% el volumen de empresas que quieren dar el paso a la factura electrónica. Las empresas perciben un riesgo y quieren actuar. El coronavirus ha pegado un empujón tremendo a la facturación electrónica: la capacidad de decisión en este aspecto ha aumentado un 60% desde antes de la epidemia hasta ahora.

A veces, ni siquiera es nuestro cliente el que fuerza el salto, sino que es el propio proveedor el que lo pide para no pasar varias semanas sin cobrar. Especialmente, en una situación de actividad muy reducida como la actual. Algunos que antes lo percibían como un impuesto revolucionario que requería invertir en una tecnología que no percibían como necesaria, ahora lo están demandando o sopesando muy seriamente.

Con una adecuada gestión, ¿podría convertirse esta epidemia en una oportunidad para la digitalización de la empresa española?

No debemos pensar que España está especialmente rezagada en materia de gestión de documentación digital, porque hay segmentos con perfil tecnológico bajo en todos los países. Y eso que el acceso a la formación se ha generalizado con Internet y los costes de inversión también se han reducido de un tiempo a esta parte.

Los primeros pasos en este ámbito normalmente llegan por imposición de la administración, de grandes clientes o de situaciones atípicas como la actual

En este sentido, lo que ha permitido la pandemia es que se produzcan unos primeros pasos en muchas compañías, ya que lo habitual no es que tenga lugar una automatización global en un primer momento. Estos primeros pasos normalmente llegan por imposición de la administración, de grandes clientes o de situaciones atípicas como la actual.

Habla de automatización total, ¿en qué consisten el servicio que ofrece Seres en este punto?

Actualmente, hay muchos formatos y versiones de documentación electrónica, pero están estandarizados. Nuestra herramienta permite desde la emisión y recepción de estos documentos hasta la revisión de que están completos y concordes en todos los campos requeridos por el cliente. Para asegurar esto, ofrecemos procesos de formación también para proveedores.

El proceso que ofertamos no termina con la mera aceptación del documento, sino que nuestras herramientas permiten que, en el caso de las facturas, estas pasen directamente al proceso de contabilidad de la empresa, que esté cotejada con un pedido concreto y también con toda la información del proceso de aprovisionamiento y logístico relacionado en caso de que lo hubiera.

¿Qué ventajas suponen estos sistemas frente a los tradicionales en papel?

Son muy numerosas, partiendo de que ahora la digitalización de documentos físicos se ha complicado mucho. Algunas grandes corporaciones incluso dedican parte de su plantilla a escanear documentos periódicamente. Con este sistema, los empleados quedarían liberados de estas tareas para dedicarse a otros procesos más productivos.

No hay que olvidar que un departamento de facturación es un departamento de coste, ya que no vende. De esta manera, la implantación de la factura electrónica permite reducir estos costes e incrementar márgenes.

Asimismo, lo habitual es que las compañías hagan pagos periódicamente, lo que hace que en ocasiones no se tengan controlados los flujos de efectivo. Con una automatización de estos procesos, el control financiero es mucho más eficiente, ya que la automatización que antes comentaba puede llegar incluso a la comunicación directa con las cuentas del banco, para un control inmediato de la liquidez.

No hay que olvidar que un departamento de facturación es un departamento de coste, ya que no vende

La dependencia de la gestión manual tanto de personal como de soportes físicos disminuye drásticamente. Según cálculos sobre nuestra actividad en 2019, nuestros clientes ahorraron 625.339 horas en recepción y 101.017 horas en emisión de documentación, lo que suma un total de 368 años laborales.

El ahorro de papel físico también será considerable, ¿qué importancia tiene la sostenibilidad en su actividad?

Lo cierto es que, lamentablemente, el reclamo medioambiental no es un motivo de peso para llegar a la facturación electrónica, sino que se trata más bien de algo vinculado con la identidad de la propia empresa, de que dentro de su estrategia y política corporativa se identifique como ‘verde’.

Sin embargo, los datos son claros. Nuestras facturas electrónicas salvaron el equivalente a 9.582 pinos el año pasado, lo que vendría a ser un 64% de la masa forestal del Parque del Retiro de Madrid.

Alberto Redondo, director de marketing de Seres

Son muchos puntos a favor, pero ¿cuál es el principal obstáculo que encuentran para implantar sus herramientas en más empresas?

Nuestra principal tarea es trasladar que somos la pieza para el intercambio electrónico de documentos de una forma segura y de confianza. Sin embargo, este salto genera desconfianza. Lo que procuramos es aportar soluciones para reducirla y que haya una transición operativa eficiente que haga posible una verdadera transformación digital, porque lo que sí entienden las empresas es que podrían enviar una factura electrónica o firmar un contrato con las mismas garantías legales que tendrían en el papel; incluso reforzadas. La dificultad está en transmitir el cómo.

¿En qué sectores han conseguido hasta ahora una mayor implantación?

Lo cierto es que se da más por tipología de empresa que por sector. Nuestro nicho está en empresas que facturan a partir de 100 millones de euros al año, porque entendemos que la administración las fuerza a dar el salto a dejar el papel y hacer todo de forma electrónica. Todas las demás llegan por efecto bola de nieve a partir de estas grandes sociedades.

Del mismo modo, para un autónomo que no tiene demasiado margen para invertir o una empresa muy muy especializada en una única labor todo lo contractual es casi secundario. Sin embargo, esto mismo da lugar a casos en los que se van a pique con altas cifras de facturación.

Dicho esto, el ‘retail’, la automoción y la sanidad son los tres sectores que cuentan con más trayectoria, porque tienen un flujo denso de facturación y documentación en el que cualquier variación puede afectar directamente al negocio. En los tres casos se intenta automatizar lo más posible para anticiparse y procurar que cualquier eventual impacto se reduzca y no afecte a la actividad.

Ha señalado varias veces a la Administración Pública como catalizador de este salto a la digitalización. ¿Podría concretar cómo lo hace?

La Administración Pública es cliente de la mayoría de las grandes empresas de este país. Una vez que se impuso la factura electrónica, este fue un primer paso que luego han ido extendiendo cada vez más a más documentos y procesos. A su vez, estas grandes empresas impulsan a otras muchas pequeñas -que son proveedores suyos de volúmenes mucho más pequeños- a dar este paso y 'ponerse las pilas' para acortar terreno.

Todas las demás empresas llegan a la facturación eléctronica por efecto bola de nieve a partir de las grandes sociedades que facturan más de 100 millones de euros al año

En este mismo punto, también destaca el impulso que la Agencia Tributaria dio a esta automatización cuando hace unos años implantó el reporte del IVA en tiempo real para las empresas de más de seis millones de facturación.

Y, de regreso a la actualidad, ¿qué procesos esperan que tengan una mayor demanda por la crisis sanitaria?

Se han producido casos de mayor demanda de trabajadores en algunos sectores, lo que ha requerido firmas rápidas de contratos, a veces puntuales y otras por números elevados. Son los casos de transportistas o cajeros de supermercado. La rapidez, la perfecta validez legal y la intermediación de empresas temporales de empleo (ETT) hacen que la firma digital de contratos laborales sea una opción preferente.

Además, cuando hablamos de contratos electrónicos, en Seres nos referimos a un concepto más amplio de documentación contractual, como puede ser la firma de actas de reuniones oficiales en las que el correo electrónico no está contemplado como vía hábil. Es el caso de las reuniones telemáticas de los consejos de administración recientemente permitidas para todas las sociedades de capital españolas.