En el contexto de la revolución tecnológica en la que nos encontramos, el puesto de trabajo está sufriendo un cambio cultural. El coworking, que se encuentra en pleno auge, o el teletrabajo son alguna de las nuevas tendencias en este sentido. Esto supone un reto para las empresas, que deben gestionar sus recursos de forma eficiente adaptándose a esta evolución.

Afortunadamente para estas compañías, no están solas a la hora de afrontar este desafío. Para solucionar sus problemas con los espacios de trabajo ha nacido Bookker, una start-up española que ha implantado su sistema de gestión en países como España, Brasil, Costa Rica y Ecuador de la mano de corporaciones como Telefónica, y que apunta a Estados Unidos como su próximo objetivo.

La respuesta que Bookker da a esta situación es sencilla: una aplicación móvil. Esta app realiza numerosas funciones que permiten utilizar de forma eficaz los espacios y salas de las instalaciones de una empresa, así como el acceso a métricas sobre ello para conocer cómo se utilizan.

Dedicado a la innovación

Detrás de esta aplicación está Miguel Ángel Orellana, CEO de Bookker, que ha dedicado la mayor parte de su carrera profesional al mundo de la innovación y las start-ups, aunque se inició en el mundo de la empresa de la mano de grandes corporaciones, como Ericsson, Nortel o Huawei, recién llegada esta a España.

Tras su experiencia en la tecnológica china, Orellana decidió emprender y lanzó un negocio de venta de dispositivos móviles y aparatos tecnológicos, que él compraba de compañías tecnológicas asiáticas y que vendía a empresas a nivel nacional. Aunque el negocio marchaba bien, la crisis terminó con su progreso y tuvo que dedicarse a la consultoría de empresas durante unos años.

Fue entonces cuando recibió la llamada de Telefónica, que estaba desarrollando una aceleradora de start-ups y que quería contar con él en alguno de los proyectos. Se sumó a uno de ellos y finalmente fueron escogidos. Mientras la idea tomaba forma, Telefónica acudió a ellos para resolverles un problema: la gestión eficiente de sus espacios y recursos.

Decidieron no quedarse sólo en las necesidades de Telefónica y, viendo la evolución que estaba dándose en relación al puesto de trabajo, se metieron de lleno en esto. Así, como solución a un problema real, nació Bookker. Desde entonces, la start-up ha crecido en diversos países de la mano de su cliente inicial, aunque ahora buscan dar el salto a Estados Unidos junto a otras corporaciones.

Su servicio consiste en una gestión integral de los espacios de trabajo de una empresa, desde salas de reuniones hasta cabinas de trabajo, pasando por escritorios unipersonales. Todo ello, con el uso de su aplicación y carteles de realidad aumentada.

Gestión de recursos empresariales

Esta parte del servicio se llama Bookker Corporate, y se ofrece a empresas, bibliotecas y espacios de coworking. Consiste en la colocación de los diferentes carteles de realidad aumentada en cada puesto de trabajo y en las distintas salas o cabinas que disponga una compañía. Con la aplicación, podemos reservar una sala y, cuando vayamos a utilizarla, sólo habrá que escanear el cartel para hacer el check-in.

En el buscador de la app se pueden aplicar filtros a la búsqueda, de manera que encontremos la sala que se ajusta a las necesidades específicas de la reunión que vamos a celebrar. Así, podemos pedir que el espacio que queremos tenga proyector con conector HDMI, o sistema de sonido, así como capacidad para acomodar a todos los asistentes.

"Nos dimos cuenta de que muchas empresas utilizan hardware en la puerta de sus salas de trabajo para controlar la ocupación de las mismas, con los costes que eso tiene, y vimos que era más sencillo utilizar una aplicación móvil, porque es un dispositivo que te llevas a todas partes", explica Orellana.

Este sistema de gestión también incluye listas de espera, a la que pueden anotarse otros usuarios que requieran una sala ya reservada. La aplicación concede cierto tiempo al trabajador que ha reservado un espacio para hacer el check-in, y en caso de no hacerlo en ese periodo, pierde la reserva y esta se le concede al siguiente en la lista, de forma que un espacio reservado no se queda sin poder ser utilizado.

Conocedores de que muchas empresas utilizan Outlook o las aplicaciones de Google para desarrollar este tipo de funcionalidades, Bookker ofrece la posibilidad de integrarse con este tipo de software para facilitar a los usuarios que puedan continuar realizando reservas a través de ellos, pero gestionado por el sistema de la start-up.

El sistema no solo se aplica a las salas de reuniones, sino que puede ser utilizado para los puestos de trabajo individuales, de forma que no se disponga de un puesto de forma predeterminada, sino que acudas a él sólo cuando realmente lo necesites. Esto responde al estudio que Orellana y su equipo realizaron, que muestra que un 30% de costes inmobiliarios de las empresas podría reducirse con este tipo de gestiones.

Otra función que ofrece Bookker es la clasificación de los espacios por grupos y la inclusión de normas. Así, se podrían asignar ciertos recursos a un departamento en cuestión, de manera que sólo sus miembros puedan utilizarlos y que no aparezcan entre las opciones para los trabajadores de otra sección de la empresa.

Más que reservas

Bookker también ayuda a organizar reuniones, porque cuadrar horarios entre diversos empleados puede ser complejo. Así, la app permite que selecciones los participantes y encuentra sus momentos disponibles, señalando varios en los que podría celebrarse la sesión y permitiendo que los trabajadores voten el hueco que prefieren.

Asimismo, la aplicación dispone de un mapa interactivo con el que se puede encontrar cierta sala, al igual que conocer el puesto en el que se encuentra un compañero. Todas estas operaciones generan información sobre cómo se utilizan los recursos inmobiliarios de la empresa, que se recogen en métricas que se pueden consultar en la app.

Con el sistema de Bookker, el correcto uso de los recursos de la empresa puede conllevar un premio, como una plaza de garaje, por ejemplo. Orellana explica que están introduciendo un sistema de gamificación que permitirá recompensar a estos empleados, que ganarán o perderán puntos en función de su uso de los espacios, de forma que se incentive un uso responsable de los mismos.

Miguel Ángel Orellana, CEO de Bookker.

Por último, también se pueden gestionar las incidencias a través de la aplicación. Así, por ejemplo, si una sala no posee las características que requeríamos y que solicitamos al realizar la búsqueda y reserva, podemos notificarlo al administrador a través de la app de Bookker, lo que permite una gestión fácil y más rápida de este tipo de circunstancias. 

Autónomos y teletrabajo

Las empresas, universidades y bibliotecas no son el único cliente potencial de Bookker. La start-up quiere llegar también a los autónomos y a los que trabajan de forma remotra a su empresa, que son cada vez más, ya sea en su casa o en otro lugar (por viaje de negocios, por ejemplo). ¿Cómo? Aprovechando el auge del coworking.

Cada vez hay más compañías que se dedican a esta modalidad de espacios de trabajo, y varias de ellas tienen un volumen de negocio grande. Bookker apunta a empresas más pequeñas, que pueden tener ciertas dificultades para competir con las de mayor tamaño. 

A ellas, Bokker les ofrece su plataforma, con la que pueden anunciar sus espacios con una mayor visibilidad y de forma gratuita, ya que sólo pagarían una pequeña comisión en caso de cerrar reservas. Se diferencian de las empresas de coworking grandes por las membresías.

Bookker ofrecerá a los trabajadores pagar únicamente por lo que necesitan y utilizan. Las grandes empresas suelen funcionar por tarifas por semanas, meses o años, mientras que Bookker ofrecerá tarifas por días, horas e incluso minutos, de manera que el precio se ajuste al uso real que hagan los trabajadores.

"Lo novedoso de este sistema es que permitirá hacer networking de proximidad con los demás trabajadores que hagan uso de esta función, porque se crea una red profesional de contactos en la aplicación, con la que puedes conocer a otros usuarios", explica Orellana.

Con esta función, por ejemplo, se podría encontrar a un informático para resolver un problema urgente sin tener que hacer una exhaustiva búsqueda, o se podría encontrar a un profesional cuyas habilidades resulten útiles para una tarea concreta que estamos desarrollando o para nuestro proyecto de empresa.

Esta opción aún está en desarrollo, pero Orellana y su equipo quieren que comience a funcionar pronto. Con ella, Bookker ofrecería un servicio de gestión de espacios completo del que se beneficiarán todo tipo de trabajadores de varios países.