El Procurador del Común de Castilla y León, ante las quejas planteadas por numerosos cargos públicos locales, ha recomendado que se facilite a través de las sedes electrónicas la documentación necesaria para participar en las sesiones que se convoquen por las Entidades locales, informa en un comunicado.

Es reiterado el descontento que manifiestan los cargos públicos frente a diversos Ayuntamientos de Castilla y León ante la Defensoría por la falta de disponibilidad en sede electrónica de la documentación correspondiente a los asuntos que van a ser tratados en las sesiones de los órganos colegiados, con el fin de que sus miembros puedan tener acceso a dicha información por vía telemática. Por ello, el Procurador del Común viene resolviendo los correspondientes expedientes a que han dado lugar dichas quejas aplicando la regulación legal que reconoce el derecho de los corporativos a disponer de la información que los servicios administrativos están obligados a facilitar, en algunos casos mediante el acceso directo sin necesidad de que lo soliciten y obtengan la autorización de la Alcaldía.

Entre esos casos se encuentra el examen de la documentación íntegra de los asuntos incluidos en el orden del día, presupuesto indispensable para un ejercicio responsable de las funciones de deliberación, intervención y voto en las sesiones, de ahí que la legislación básica de régimen local imponga el deber de tenerla a disposición desde el mismo día de la convocatoria en la Secretaría de la Corporación.

El problema se suscita a la hora de interpretar si esa exhibición ha de llevarse a cabo únicamente en la sede física de la entidad o cabe que se realice en la sede electrónica. Cuando se aprobó la Ley de Bases del Régimen Local (1985) únicamente existía la sede física, luego la obligación de poner los documentos a disposición de los concejales en la Secretaría se cumplía con su puesta a disposición en la oficina para su consulta de forma presencial, al no existir entonces sede electrónica. Sin embargo, el Procurador del Común aboga por una renovada interpretación de esa norma legal acorde con el tiempo en que ha de ser aplicada y ajustada al resto del ordenamiento jurídico, en el entendido de que la habilitación de la sede electrónica en todas las administraciones locales constituye en la actualidad una obligación, como también lo es proporcionar el efectivo ejercicio del derecho a relacionarse con las administraciones por medios electrónicos. 

Consecuentemente, entiende que "carece de sentido que el acceso a la información de los representantes locales no pueda ser ejercitado por medios electrónicos al existir, cuando menos, un derecho de los ciudadanos a elegir el canal de comunicación con la administración pública, máxime cuando los tribunales vienen considerando que los corporativos están obligados a utilizar esa vía".

Entre los numerosos casos que han llegado al Procurador están aquellos en los que las entidades locales, teniendo constituida la sede electrónica, notificaban a los concejales las convocatorias en esa sede y, sin embargo, imponían la consulta de la documentación correspondiente a la futura sesión a celebrar de forma presencial en la oficina de Secretaría, generando las correspondientes quejas, que los Ayuntamientos respondían argumentando la falta de una norma expresa que impusiera su exhibición en formato digital en la sede electrónica, alegando, además, que la documentación no podía abandonar las dependencias municipales, donde se custodia, por lo que todos los concejales solo podrían acudir a consultarla y obtener copias dentro del horario de funcionamiento de la oficina.

Ante esa argumentación, el Procurador del Común viene manteniendo que "la documentación digitalizada no sale del archivo o expediente electrónico por el hecho de que se consulte desde un dispositivo electrónico; más aún, la herramienta electrónica permite controlar los accesos, dejando constancia de la hora, documentos y archivos consultados en la plataforma digital mediante la configuración de los permisos correspondientes; suponiendo también una reducción del trabajo para los servicios administrativos al no ser necesario trasladar a papel los expedientes para que puedan ser examinados por los concejales en la oficina antes de la sesión, lo que también evita que los concejales tengan que trasladarse a la sede física de la entidad local para efectuar la consulta".

Por todo ello, se recomienda a los Ayuntamientos concernidos que dispongan la visualización en la sede electrónica, antes de cada sesión, de la documentación correspondiente, y que se considere la posibilidad de iniciar el procedimiento de elaboración y aprobación de un reglamento orgánico que regule el derecho y el deber de los concejales de relacionarse con las entidades locales por medios electrónicos

Considerando las dificultades para llevar a cabo esas recomendaciones por parte de numerosas entidades locales de la Comunidad debido a su reducido tamaño y otras circunstancias, el Procurador del Común también ha iniciado una actuación de oficio para conocer el apoyo e iniciativas que están llevando a cabo las diferentes Diputaciones

para conseguir la plena implantación de la sede electrónica en todos los Ayuntamientos y Entidades locales menores.