La española Nostromo agiliza sus rodajes para Prime Video y Netflix sin pasar por caja y evita los bailes de presupuesto

La industria audiovisual está experimentando una evolución hacia lo digital que va mucho más allá de los sets de rodaje o la producción. Al mismo tiempo que crece la demanda de contenidos para las plataformas y se diversifican los formatos, la logística se hace más compleja.

Los equipos se mueven entre varias localizaciones y, de ahí, que haya que cambiar de proveedores sobre la marcha. Servicios de transporte, catering, atrezo o, incluso, algunos elementos del vestuario se compran cuando se necesitan.

Son compras pequeñas, pero continuas, de hasta más de 150 personas. Por lo que la decisión de hacer o no un gasto debe hacerse con datos fiables y de forma rápida, porque puede condicionar una toma o alargar los días de rodaje. Digitalizar todo el proceso se ha convertido en una exigencia para mantener el control del presupuesto.

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Nostromo Pictures, productora española fundada en 2010, es un ejemplo de ese cambio: su trayectoria incluye títulos como Buried de Rodrigo Cortés y trabajos de coproducción internacional y servicios para Netflix y Amazon Prime Video, donde la agilidad y la trazabilidad del gasto marcan la diferencia entre cumplir el plan o modificarlo a última hora.

Hasta ahora, esa economía asociada al rodaje se sostenía en el efectivo, con hasta 15.000 euros semanales a repartir entre departamentos. Había que pedir un justificante de cada compra, escanearlo y anotar los detalles en una hoja de cálculo, con una copia para producción y otra para administración.

El salto digital

La productora reconoce que este modo de operar les planteaba varios problemas: retrasar meses el cierre del presupuesto, con incongruencias difíciles de comprobar tras el fin del rodaje y la disolución de los equipos; y los reembolsos llegaban tarde.

El trabajo era tan tedioso que en picos de actividad llegó a contratar personal sólo para escanear liquidaciones y normalizar documentación. Incluso así, entre un 15% y un 20% de los gastos se justificaban tarde o se perdían por el camino, obligando a revisar toda la contabilidad.

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“Era una locura, dedicábamos más de tres horas de gestión manual por cada liquidación”, recuerda Iván Pérez, responsable de administración de Nostromo Pictures, para resumir a DISRUPTORES - EL ESPAÑOL el cuello de botella que lastraba a los equipos.

La compañía probó otras alternativas existentes en el mercado, que reconocen útiles para casos concretos, pero insuficientes para una operativa tan cambiante como la de una película o serie. Tenían claro que necesitaban digitalizar todo el proceso que seguían realizando de modo manual, no sólo para ahorrar tiempo, también para ejercer un mejor control de los gastos.

El salto llegó con una plataforma que reúne todo lo que necesitan: unifica tarjetas físicas y virtuales por proyecto y equipo, permite configura límites según la política de la productora, captura inmediata de justificantes desde el móvil y aprobaciones sencillas, además de integración contable mediante desarrollos propios.

El despliegue se adaptó a su realidad sin frenar su plan de producción: “Abrimos cuentas por la mañana y por la tarde ya están operativas. Imposible hacerlo más rápido”, sostiene Pérez. Detrás, está el software de gestión contable de la startup danesa Pleo.

Sin hoja de cálculo

Los primeros resultados no tardaron en llegar. El primer impacto se percibió en la velocidad. Las liquidaciones que consumían tres horas por persona pasaron a quince minutos. Lo que significa liberar a producción de tareas mecánicas para dedicarse a otras de más valor para un rodaje.

El segundo efecto fue el control en tiempo real del presupuesto. Gracias al registro y verificación de cada compra al momento, el equipo de administración dejó de trabajar a ciegas y puede seguir los gastos con exactitud.

Además, reducir el uso de efectivo elimina incidencias, como errores de cambio, pérdida de tickets o duplicidades; y ya no hace falta que una persona realice una comprobación al final de cada semana. Los datos se vuelcan directamente a su sistema contable y gana en trazabilidad: quién compra, dónde, por cuánto y bajo qué aprobación.

La adopción de esta herramienta no sólo fue técnica. “Pasamos de una cultura de caja manual a otra donde lo primero que nos preguntan es: ‘¿Ya tenemos la Pleo abierta?’”, resume Pérez. La pregunta ya no es ‘quién tiene la caja’, sino qué límite tengo o a qué departamento se lo imputo.

Así, el papel y el efectivo han dejado de ser un lastre para una industria en constante movimiento, con tiempos muy exigentes y numerosos proveedores. Ahora el dato digital contable es una parte más de la operativa diaria de Nostromo.