Minería de procesos y flujos de trabajo: las "dos caras de la misma moneda" que redefinirán la digitalización

"Dos caras de la misma moneda". Es una de las expresiones más habituales en español, que más allá de poderse confundirse con una oda al relativismo, no deja de ser un golpe de realidad, sentido común y lógica básica. Es complicado que cualquier hecho resulte consecuencia de un único factor, difícil de imaginar que la misma realidad pueda entenderse mirando apenas un lado -la cara o la cruz- de lo que se nos presenta. Hacerlo nos lleva en el mejor de los casos a la inoperancia, en el peor a decisiones extravagantes y extremas (miren la política actual) y, en todos ellos, a la crónica de un desastre anunciado.

El mundo es complejo, lo es nuestra propia naturaleza humana y lo es también la naturaleza de las compañías que como sociedad hemos ido tejiendo en ese imaginario colectivo que llamamos economía. Todas ellas se han ido gestando sobre pilares cada vez más intrincados, sobre procesos y operativas extraordinariamente elaboradas que, en su última evolución, pueden llevar a laberintos que lastren no sólo la paciencia de aquellos encargados de su gestión, sino también a ineficiencias y despropósitos que acaben por lastrar las cuentas de resultados por las que tanto luchan sus autodenominados ejecutivos.

La traducción inmediata de esta realidad al mundo digital no es una excepción. Los procesos que mantienen con vida la acción diaria de las empresas se han ido creando unos sobre otros, con lazos en ocasiones ni siquiera conocidos por sus impulsores y con graves carencias suplidas por la mano del hombre o, simplemente, perdidas por el camino. Procesos que distan mucho de ser óptimos y que, a su vez, provocan que los flujos de trabajo resulten en una pesadilla de la que es difícil despertar.

Como siempre que surge una dificultad en la carrera por la digitalización, alguien da con una respuesta para solventarla, como quien inventó las tiritas para sanar una herida. En este caso, la receta de la pócima mágica pasa por dos campos distintos: la minería de procesos (para descubrir cuáles son, incluso los más recónditos, y cuáles son sus problemáticas) y los propios flujos de trabajo ('workflow', para los eruditos, centrado más en diseñar cuáles son esas líneas de actuación). Entre ambas, el desarrollo mismo de los procesos, con la automatización de muchos de ellos y la creación ágil y sencilla de aplicaciones en base al llamado 'low' o 'no-code'.

"La minería de procesos habla el mismo idioma que el 'workflow'. El primero describe el pasado, el segundo habla del futuro. La minería de procesos trata del estado de las cosas, los flujos de trabajo sobre adónde vamos. Son dos caras de una misma moneda y lo que queremos es unir diagnóstico y acción, que esa fotografía pueda cambiarse en los puntos donde no funciona con apenas un clic", explica Matt Calkins, fundador y CEO de Appian. Eso sí, ese puente de ejecución sigue siendo manual a fecha de hoy, con la intención de que pueda automatizarse pronto, "cuando conseguiremos repasar periódicamente los flujos de trabajo para, mediante la minería, medir el impacto real de las mejoras que vayamos introduciendo".

Matt Calkins, CEO de Appian, durante su intervención en el congreso anual de la compañía en Miami 2022.

Esta particular estrategia es la que, en palabras del directivo, "permitirá añadir valor a la fuerza laboral humana" y ampliar las miras del 'low-code' (punto de nacimiento de esta enseña) "hacia áreas como la inteligencia artificial, la automatización robótica de procesos" o la ya mentada minería de procesos. "'Low-code' es una máquina para el cambio, que proporciona agilidad, velocidad y empoderamiento para hacer que los desarrolladores sean más productivos pero, también, que más ciudadanos puedan acceder a estas capacidades", añade Calkins.

Sus palabras sonaron como un canto de sirena en el no menos marítimo auditorio en que se celebra el Appian World, congreso anual de esta compañía que lleva tres décadas prometiendo reducir la carga de código necesaria para producir una aplicación digital. Y, desde hace algo menos, también aspira a llevar a cabo esa minería de procesos (gracias a la adquisición de la alemana Lana Labs) y a automatizar muchos de ellos para reducir no sólo tiempos, sino también dineros empleados en ello. En este último campo, la compra de la andaluza Novayre es el gran catalizador de su propuesta diferencial.

'Low-code data'

El Appian World no ha traído consigo ninguna gran novedad para los clientes o partners de la compañía. La multinacional había presentado recientemente una nueva versión de su plataforma, con lo que un lanzamiento similar resultaría extraño. La confirmación de que la capa de minería de procesos ya está integrada desde el primer trimestre del año era algo ya anunciado en el momento de la adquisición de Lana Labs. Tan sólo la salida a producción de una nueva funcionalidad de la suite de gestión del ciclo de vida de clientes, llamada KYC (Know Your Customer), resulta novedosa en estos lares.

De hecho, más allá de los asentamientos filosóficos de Calkins, quizás lo más reseñable sea la acogida que ha tenido una de las grandes apuestas de Appian en el último año: la parte de 'data fabric' y lo que ellos mismos han tildado como 'low-code data': la particular integración de datos en modelos de 'drag-and-drop' con objetos reutilizables. ¿El propósito final? "Convertir a Appian en un punto de encuentro de datos, un recolector y fuente de información", en palabras de su CEO.

Al respecto, el 37% de sus actuales clientes ya usan esta particular derivada, con 50.000 millones de interacciones con datos gestionados con Appian, "en ambas direcciones", en tanto que la plataforma de esta firma no sólo capta los datos de la organización en su máxima expresión, sino que también es origen vía API de datos para otras aplicaciones de terceros.