Una cosa es aprobar un plan de modernización digital de la administración y otra muy distinta es que, además de dar ese paso, la citada administración establezca un exhaustivo análisis de su cumplimiento.

A día de hoy raro será que haya un ayuntamiento o un gobierno autonómico que no esté en pleno proceso de transformación para intentar hacer la relación con el ciudadano menos tediosa. Pero pocos que quizá se lo hayan tomado tan en serio como el Cabildo de Tenerife (Canarias).

Cada año, ese proceso de digitalización de la administración (en este caso provincial) pasa su particular examen. Ya llevan dos años con este sistema y, cuando ya queda menos para conocer cómo ha ido este 2022, es conveniente ver cómo ha ido evolucionando la situación desde 2019.

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Y hay dos conclusiones que llaman la atención. La primera, que la cifra de usuarios implicados en procesos participativos se ha multiplicado por cuatro gracias a la modernización administrativa del Cabildo; la segunda, que el número de procedimientos administrativos con medidas de simplificación se ha triplicado desde la puesta en marcha del Plan de Modernización del Cabildo Insular de Tenerife.

En concreto, en tan sólo un año, el número de ciudadanos de esta isla que han participado en procesos en los que el Cabildo les pedía colaboración en materia de gestión ha pasado de 1.652 a 6.244. Aun así, no conviene perderlo de vista, pese al crecimiento exponencial, esta cifra no supone ni un 1% de la población de la isla.

Son datos extraídos del último informe de resultados publicado, correspondiente al año 2021 y que da una idea de la evolución. La pandemia supuso el primer gran crecimiento de cifras (esa participación 'on line' se triplicó en 2020 con respecto a 2021) y el año 2021 las ha acabado de confirmar (ya que con respecto a 2020 los números se cuadruplicaron).

En lo relacionado con la cifra de trámites simplificados gracias a la modernización tecnológica, se ha pasado de 12 procedimientos a 38 en un año.

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El Cabildo de Tenerife se marcó como objetivo allá por el año 2019 "impulsar con decisión" su modernización real, racionalización y transformación digital, promoviendo un modelo de administración más eficiente y cercana, "con la que la ciudadanía pueda relacionarse con comodidad, así como un gobierno abierto que evalúe sus políticas públicas y que esté al servicio de las personas que quieren obtener más información", explican fuentes del Cabildo.

Así, el Plan de Modernización del Cabildo Insular de Tenerife quedó constituido como el mecanismo para la implementación de estos compromisos, al definir los proyectos a desarrollar, los objetivos a alcanzar, la organización que lo soporta y los mecanismos de seguimiento, evaluación y mejora del mismo.

Por acuerdo del Consejo de Gobierno Insular del 29 de octubre de 2019, se atribuyó su elaboración a la Consejería Insular del Área de Presidencia, Hacienda y Modernización y una vez elaborado su contenido con la participación del personal de esta Corporación, se procedió a la aprobación del mismo, por acuerdo del Consejo de Gobierno Insular del 27 de julio de 2020.

El desarrollo del Plan de Modernización se ha realizado tomando como referencia la definición creada de manera colectiva por los empleados públicos que participaron en los encuentros para su aportación al diseño, pero también está abierto a las aportaciones de la ciudadanía que, finalmente, es su beneficiaria.

Nivel de satisfacción

Se trata, en definitiva, de llevar a cabo "aquellos cambios necesarios que implican una importante transformación a nivel organizativo, procedimental, tecnológico, de recursos humanos y de transparencia, para mejorar el Cabildo como administración pública".

De momento, después de dos años de autoevaluación, los resultados son prometedores, pero aun así, curiosamente, la satisfacción ciudadana respecto al plan y su aplicación bajó en el último año. Levemente y con una nota alta, pero bajó. Si a finales de 2020, la encuesta ciudadana puso una nota de un 4,27 sobre 5 al plan; la nota del año 2021 -vigente en estos momentos- es de un 4,21.

En el informe de evaluación de este año en curso se podrá conocer por primera vez un dato que puede ser clave para medir la importancia del plan de modernización de una administración. El Cabildo hará público por primera vez la cifra de reducción de tiempo medio en los procesos administrativos implantados on line.

Mientras tanto, de lo único que hay constancia -y eso no es algo único en Tenerife sino que es regla general en casi todas las administraciones- es de que la pandemia ha incrementado -casi forzosamente- la relación entre el ciudadano y la administración.

En el Cabildo tinerfeño, en 2019 el 14% de los trámites se hicieron on line; la pandemia provocó que ese porcentaje creciera en 2020 hasta el 63%; lejos de paralizarse esta tendencia pese al control de la Covid-19, 2021 acabó con un porcentaje del 70%; en estos momentos, según esta administración, el porcentaje en 2022 ya ha alcanzado el 74% cuando aún no ha acabado el año.

Aunque las medidas implantadas acaban beneficiando en última instancia al ciudadano, con objetivos marcados como mejorar la calidad de los servicios públicos, reducir los tiempos de tramitación, reducir las cargas administrativas, hacer transparente la actividad del Cabildo o fomentar la participación y colaboración, lo cierto es que los empleados públicos también tienen su parte importante de protagonismo en el plan.

Cosas a mejorar

Así, la estrategia pretende la gestión y optimización de los trámites burocráticos con la finalidad de conseguir la máxima eficiencia y eficacia, que la transformación digital facilite el acceso directo a los trámites electrónicos necesarios de una manera sencilla, que dispongan de recursos y medios suficientes para agilizar el funcionamiento de la administración.

La evaluación vigente hasta la fecha, por último, también pone algunos deberes para mejorar. Así, se ha visto que lo idóneo es que cada proyecto tenga un único líder de proyecto y que sea él el encargado de planificar, ejecutar y monitorear las acciones que forman parte del mismo.

Asimismo, la evaluación admite que "es necesario que, en la fase de planificación, a principios de año, el jefe de proyecto defina el equipo del proyecto en función de las necesidades del mismo. Si se conoce, se identificarán exactamente las personas que participarán en el proyecto y sus responsabilidades. Además, en esa fase se le debe asignar cada actuación con la persona responsable de su ejecución".

En resumen, este plan de modernización digital también pide reestructuraciones humanas dentro de la organización para que su desarrollo sea más eficiente.