En España, desde el inicio de las restricciones por COVID-19, se usa mucho más Teams (plataforma que ofrece Microsoft) para realizar videoconferencias. Un servicio que viene resultando de gran ayuda, tanto a nivel empresarial como académico, especialmente en estos últimos meses en donde se ha fomentado a gran escala el teletrabajo y la educación online. Es por esto por lo que hoy nos preguntamos cómo usar e instalar Teams para videoconferencias.
Microsoft Teams ha permitido a muchas empresas crear espacios eficientes de trabajo colaborativo. No en vano, esta herramienta facilita en gran medida la comunicación instantánea y promueve un grado de interacción entre las personas muy fluido. Todo ello, además, integrando las herramientas y servicios de Microsoft Office 365.
Cómo instalar Microsoft Teams para videoconferencias
Para instalar Microsoft Teams para videoconferencias, es imprescindible que el usuario disponga de una cuenta de Office 365 con el tipo de plan de licencia adecuado. Los 4 planes de licencia son los siguientes:
- Aspectos esenciales de la empresa
- Business Premium
- Empresa E1, E3 O E5
- Enterprise E4
Quienes tengan su cuenta de Office 365, podrán acceder al Portal de Office 365 e iniciar sesión. Una vez dentro, debes dirigirte a la aplicación Teams. Tras pinchar en la aplicación, aparece en la pantalla el mensaje “Obtenga la aplicación para Windows”. Al clicar en dicho mensaje, el usuario se descargará el instalable de Microsoft Teams.
Cuando lo hayamos descargado, hacemos doble click en el archivo para que comience la instalación de la plataforma en el equipo. Tras la descarga, aparecerá la dirección de correo de la cuenta Office 365 y un botón de “Iniciar sesión”. Una vez que inicies sesión aparecerá ya el panel de Microsoft Teams para videoconferencias.
Microsoft Teams no solo está disponible para Windows, sino que también puedes realizar la descarga e instalación en tu móvil Android o iOS. En caso de elegir la versión móvil, debes ingresar tu cuenta de correo electrónico para que Microsoft te envíe allí el link de descarga.
Cómo usar Teams
Microsoft Teams funciona a modo de chat o videoconferencia y es muy útil para el ámbito profesional o académico. Su uso es muy sencillo, ya que cuenta con un panel muy intuitivo. A continuación, te mostramos cómo puedes usar algunas de las funciones más destacadas y habituales de la plataforma.
Creando grupos o equipos
Los grupos y/o equipos son la base del funcionamiento de Teams para videoconferencias. Para crear o unirse a uno, debes acceder al apartado “Equipos” del panel. Dentro de este apartado hay dos opciones: Crear un equipo o Unirse a un equipo con un código.
Al crear un equipo, puedes indicar el tipo de equipo que deseas crear, además del nombre, la descripción y la privacidad del team. En la configuración de esta privacidad señalaremos si puede acceder al equipo cualquier persona que esté en los contactos o solo se puede unir por medio de un código o una invitación.
Para agregar miembros al equipo que has creado, puedes mandarles una invitación a través de un correo electrónico o ir seleccionando a tus contactos. Tras esto, aparecerá ya el panel del equipo, desde el que podrás iniciar conversaciones por chat, enviar archivos o realizar videollamadas.
Hacer videollamadas o videoconferencias
Una de las funciones más habituales de Microsoft Teams es realizar videollamadas entre los miembros de un equipo. Para poder realizarla, debes pinchar en el apartado “Reunirse ahora” (su icono es una cámara de vídeo) del panel de gestión del equipo. La pantalla que aparece tras pinchar en este icono te permitirá realizar diferentes gestiones para preparar la videollamada:
1. Ponerle un título a la reunión
2. Señalar si deseas entrar en la reunión con la cámara ya activada o desactivada
3. Programar una reunión en el calendario
4. Indicar los participantes de la reunión e invitarlos a la misma
5. Cuando se lleve a cabo la videollamada, el panel te permitirá realizar nuevas gestiones. Por ejemplo, puedes compartir pantalla, grabar la videollamada, hablar por el chat, crear notas de la llamada, etc. El enlace con la grabación de la videollamada y las notas que se tomaron aparecerán en tu pantalla una vez haya concluido la llamada.
Ventajas de usar Teams para videoconferencias
La principal ventaja de usar Teams para videoconferencias es que podrás comunicarte de la forma más cómoda, rápida y sencilla con tu equipo de trabajo. Además, es una herramienta que cuenta con funcionalidades avanzadas más que interesantes. De hecho, puedes compartir la pantalla, grabar la videoconferencia para verla más tarde o enviarla a otro equipo, transcribir la llamada al texto, contar con un chat integrado, etc.
A su vez, Microsoft Teams es una plataforma en la que no hay límite de tiempo para una reunión gratuita. Un aspecto este último que la diferencia de otras plataformas como Zoom. Por otro lado, tampoco existe límite en la cantidad de participantes, por lo que podrás agregar a la llamada a todos los contactos que desees.
Por último, Microsoft Team es una plataforma muy segura, ya que utiliza servidores certificados. Las comunicaciones que se llevan a cabo en ella se cifran de forma predeterminada, por lo que es prácticamente imposible que un pirata cibernético tenga acceso a la ruta de datos.
En definitiva, Microsoft Teams para videoconferencias es una de las mejores plataformas en la actualidad para su equipo de trabajo o estudio. La situación que vivimos en la actualidad exige el uso de herramientas de este tipo. Contar con una que ofrezca tantas prestaciones y facilidad de uso como Teams es imposible.