Algo que hasta ahora parecía natural, como entregar el DNI al hacer el check-in en un hotel, empieza a cuestionarse. ¿Qué ocurre con nuestra documentación una vez sale de nuestro control? ¿Cuántas fotocopias o copias digitales se hacen de ese documento tan sensible? Cada vez somos más conscientes de que nuestros datos personales deben estar protegidos y que no podemos entregar nuestra privacidad sin garantías.

En el punto álgido del verano, España vuelve a llenarse de recepciones de hotel que recuperan el bullicio propio de la temporada alta. El repunte del turismo es una excelente noticia para el sector, pero también pone bajo el foco este tipo de prácticas que, hasta hace muy poco, se asumían como inevitables, y que ahora son sancionables.

El pasado 17 de junio la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recordó que no está permitido solicitar una copia del DNI o del pasaporte porque contiene muchos más datos de los necesarios, como la fotografía o la fecha de caducidad, y vulnera el principio de minimización del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

La obligación legal se limita a anotar la información exigida por el Real Decreto 933/2021 para el Registro de Viajeros. Cualquier práctica que vaya más allá supone un tratamiento excesivo y abre la puerta a sanciones que ya han salpicado a varios hoteles con multas superiores a los mil euros por huésped afectado. También implica almacenar los datos, que multiplica el coste de protegerlos, y expone a los turistas a un riesgo innecesario de suplantación de identidad.

Para muchos establecimientos, el recordatorio de la AEPD podía percibirse como otra carga burocrática, pero en realidad es una oportunidad de modernización y pone de relieve una realidad cada vez más evidente: la protección de datos exige soluciones tecnológicas avanzadas y respetuosas con la privacidad.

No todas las soluciones disponibles son suficientemente robustas. Es imprescindible contar con tecnologías capaces de verificar que el documento presentado no ha sido manipulado, está vigente y corresponde realmente a la persona que lo exhibe.

Hoy en día, gracias a los chips electrónicos que incorporan estos documentos y a tecnologías como la lectura NFC, ya existen sistemas tecnológicos capaces de recoger solo los datos que exige la ley y descartar el resto de forma automática. Esto, en un momento como el actual, resulta clave para identificar a los viajeros en los hoteles sin vulnerar su privacidad.

El sector legaltech, con actores a la cabeza como Grupo Logalty, ha desarrollado soluciones que garantizan que la información solo estará disponible durante el tiempo que marca la normativa y únicamente para las autoridades si lo solicitan.

De este modo, los hoteles no tienen acceso permanente a esos datos y no necesitan almacenarlos en carpetas, correos o archivos físicos. El viajero, por su parte, puede completar el registro desde su móvil antes de llegar, mediante un selfie y la comparación de la cara con la foto del chip, o hacerlo en el mismo mostrador de forma rápida.

La información extraída proviene directamente de la autoridad oficial emisora del documento y no puede ser alterada, lo que permite detectar manipulaciones en tiempo real durante el escaneo y hace inviable la suplantación de identidad. Esto contribuye a prevenir fraudes derivados del robo de identidad, como solicitudes de préstamos bancarios o compras fraudulentas, que podrían ocasionar graves consecuencias económicas y legales para el cliente.

Todos salen ganando. El viajero tiene la tranquilidad de que su documentación no circula sin control, el hotel reduce costes y riesgos, y la administración recibe datos fiables y protegidos. En un entorno donde la confianza es el principal motor de la fidelidad, invertir en tecnología que garantice la privacidad no debe verse como un obstáculo. Es una oportunidad para innovar, para mejorar la experiencia del usuario y, en definitiva, afrontar el verano con mayor seguridad.

***Manuel Uguet es Chief Sales Officer en Grupo Logalty.