¿Es usted capaz de recordar todas las compras que hizo el pasado mes? ¿Tiene los recibos y facturas de todas las operaciones? ¿Y el histórico de cómo encontró al fontanero que le arregló el váter o la cafetería donde merendó con sus hijos el otro día? ¿Puede acaso medir el impacto medioambiental de todos esos movimientos?

Si la respuesta es afirmativa, enhorabuena, es usted -querido lector- un genio de la contabilidad doméstica. Si, por el contrario, es del común de los mortales, se habrá dado cuenta de la complejidad de gestionar esta clase de procesos. Ahora imagine eso mismo pero en la piel de una multinacional como Iberdrola, que trabaja con más de 20.000 proveedores en todo el mundo, a los que 4.000 empleados compran o piden presupuesto al mismo tiempo, con 9.000 proyectos de aprovisionamiento, 200 catálogos de servicios y un volumen de compras de nada menos que 18.000 millones de euros.

Es posible que a estas alturas ya le haya estallado la cabeza sólo de pensarlo. Al que este panorama no sólo no le produce dolor de cabeza, sino que le motiva extraordinariamente, es a Ramón Zumárraga, director of Purchasing Services en Iberdrola. En entrevista con D+I - EL ESPAÑOL, el ejecutivo nos explica cómo la compañía vasca es capaz de gestionar este ingente ecosistema de proveedores y compras gracias a la tecnología, ese ingrediente mágico que mantiene funcionando la maquinaria de las grandes empresas en que nunca pensamos.

[Iberdrola: las claves digitales con las que optimizó (e hizo más sostenible) su cadena de suministro global]

"Nosotros habíamos desarrollado un sistema para la digitalización de las compras en el año 2002. En aquel momento, el presidente nombró director de Compras a Asís Canales con el mandato de cambiar la función de compra, que se materializó en su transformación tecnológica", detalla en nuestro encuentro en Barcelona. "Pasamos de que nuestros compradores dentro de la empresa fueran administrativos a técnicos con más capacidad de entender lo que están adquiriendo y de negociarlo en términos técnicos. También conseguimos eliminar el papel, con un sistema online para manejar todas las validaciones técnicas y económicas".

Sin embargo, como pueden anticipar, ese sistema de principios del siglo se quedó corto ante los retos crecientes de las cadenas de suministro y las necesidades de agilidad y eficiencia de hoy. "Al final el sistema se basaba en una tecnología que iba a dejar de tener soporte del fabricante -SAP- y, además, cada vez que queríamos hacer un cambio estábamos obligados a un montón de desarrollos a medida, a un gran esfuerzo que nos limitaba nuestra capacidad de actuación", reconoce Zumárraga.

Ramón Zumárraga y su equipo tuvieron pronto claro que esta problemática, este dolor de cabeza, sólo iba a desaparecer con el salto a una solución en la nube, mucho más estándar y menos dependiente de tantos desarrollos a medida. Una reingeniería casi completa del proceso de compras de Iberdrola que, de paso, incorporara en su seno no sólo la gestión del mejor proveedor para una determinada necesidad, sino también una capa de sostenibilidad esencial para una enseña que siempre se ha identificado por las energías verdes. 

Ramón Zumárraga, director of Purchasing Services en Iberdrola.

Con el diagnóstico claro y un plan sobre la mesa, en 2017 Iberdrola llevó a cabo un análisis de las opciones en el mercado y, un año más tarde, la multinacional decidió implementar la plataforma Ariba de SAP. Una opción dentro de la lógica, si tenemos en cuenta que su herramienta original ya se basaba en tecnología de este proveedor y que, además, su ERP es también de la casa alemana (el software encargado de la contabilidad y gestión de recursos empresariales, a cargo de SAP en la mayoría de áreas de negocio de Iberdrola y en todos sus mercados, salvo Brasil y los de recién apertura).

"Comenzamos con el módulo de licitaciones para compradores profesionales, luego el de catálogos y compras a no profesionales, la gestión de proveedores y de contratos. Finalmente, por el nivel de madurez que vimos en 2019, decidimos buscar una solución externa para la gestión de riesgos y sostenibilidad que hemos integrado gracias a la API abierta de Ariba", rememora el directivo.

Reencauzar el río de compras

El proyecto de modernización de la gestión de compras en Iberdrola se denominó 'iBuy' y ha permitido, en palabras de Ramón Zumárraga, "reencauzar los distintos elementos que teníamos dentro de este proceso de una forma mucho más ordenada. Antes comenzábamos con una especificación técnica de lo que necesitábamos e íbamos pidiendo al negocio que nos fuera pasando documentos a lo largo de todo el proceso. Ahora, todo el contenido necesario está disponible desde el principio, podemos saber desde el comienzo si hay algún riesgo con un proveedor y eso cambia también nuestra forma de hacer controles en nuestras compras".

"Como además somos una empresa de ingenieros, a los ingenieros hacer las cosas de forma ordenada. Nos asustaba un poco que les abrumara que les pidiéramos tanta información al comienzo del proceso, pero resulta que lo prefieren", comenta entre sonrisas el responsable de este ambicioso proyecto de digitalización.

Ambicioso porque, si bien se basa en la tecnología estandarizada de Ariba, lo cierto es que los flujos de aprobación de Iberdrola no son tan sencillos: diferentes países con diversos modelos de gobierno, diferentes niveles de madurez en la cantidad de información sobre cada proveedor ("Nuestros datos históricos tenían sus deficiencias", admite) y usuarios con necesidades muy heterogéneas.

"No es como si todos fueran de Cuenca", afirma Zumárraga. 

No de Cuenca, sino de Bilbao es Iberdrola. Y, tirando de estereotipos, la empresa demostró su carácter con el proceso de migración que tan sólo se puede tildar como agresivo: tras migrar siete proveedores de prueba, al día siguiente se subieron 7.000 de golpe. "Probablemente hoy no lo hubiéramos hecho así", rememora entre risas Ramón Zumárraga. 

"En última instancia, hemos conseguido desarrollar una mejor planificación de nuestros proveedores, nuestro plan de inversiones y de nuestras compras recurrentes de mantenimiento y operaciones que integramos con las licitaciones que tenemos y confrontamos con los contratos que tenemos", presume el directivo, aludiendo a algunas capas de automatización y 'machine learning' que permiten identificar posibles conflictos o deficiencias entre este vasto mar de operaciones que maneja Iberdrola cada año.

Sostenibilidad desde el principio

El propio logo, hace nada rediseñado, de Iberdrola es un reflejo de la importancia que esta multinacional da a la sostenibilidad. Un espíritu que no sólo quieren sus responsables se quede en la actividad misma de la compañía energética: también ha de calar en su cadena de suministro.

Iberdrola se marcó como objetivo que, en 2022, el 70% de sus principales proveedores (los de más de un millón de euros facturados) desarrollaran prácticas sostenibles. Para medirlo y gestionarlo, Zumárraga y su equipo integraron en Ariba la tecnología de GoSupply que analiza 47 parámetros y permite un seguimiento de los mismos en paralelo a la operativa misma de su herramienta de compras. ¿El resultado? La empresa española ha logrado llegar al 77% y se ha ampliado el objetivo al 85% de sus proveedores para 2025.

"Lo que teníamos antes era una simple casilla al final del proceso en que nuestro proveedor decía si era sostenible o no o qué nivel de riesgo tenía", recuerda el ejecutivo. "Queríamos cambiar eso, para saber desde el principio si podíamos trabajar con él e incluso recomendarle o condicionarle a determinadas acciones de mitigación. Ha sido un cambio cultural muy importante para nuestra cadena de suministro y que ha venido impulsada porque todo el equipo directivo de Iberdrola tenemos un bonus vinculado a la sostenibilidad. Eso significa que no podíamos fallar", añade como coletilla.

Seguir progresando en estas lides pasa por "acciones más quirúrgicas, por ejemplo en los vendedores de acero o implantando objetivos ligados a la deforestación" y por conseguir que las empresas que no son precisamente colaboradoras en estas lides pasen por el aro. "Sin ir más lejos tenemos al servicio postal francés que es muy reacio en darnos sus datos de sostenibilidad... y que no nos los dan porque la plataforma no está en francés, es absurdo", se lamenta Ramón Zumárraga.