Las empresas inician la vuelta a las oficinas tras un acelerado proceso de digitalización. El teletrabajo es una muestra clara de esto, pues las compañías han tenido que modificar equipos y procedimientos para mantener su actividad desde casa. El aumento de nuevos brotes mantiene en el aire si será posible un regreso al formato presencial o si es preferible seguir apostando por otros modelos. 

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Muchas compañías han aprovechado el verano para ultimar los procesos de digitalización de cara al mes de septiembre. El nuevo curso permite madurar, asentar y potenciar el profundo cambio que han vivido no solo empresas, sino también Administraciones públicas. 

Se trata de un cambio acelerado que peligra en este mes de septiembre, pues cabe la posibilidad de que algunas empresas o administraciones desechen el cambio y vuelvan a un sistema puramente presencial. 

El equipo es imprescindible para llevar a cabo la digitalización. CG

Desde el Gobierno se ha previsto la movilización de recursos para hacer posible el plan España Digital 2025, que tiene como uno de sus principales objetivos la digitalización de empresas, especialmente las pymes. 

"El problema es que ahora hay mucha tendencia a la vuelta de lo anterior pero estamos viendo que, dependiendo de la comunidad autónoma, se tendrá que volver a lo semipresencial o a lo online directamente", comenta el responsable de comunicación y marketing de Edosoft, Bruno Borei.

De esta manera, se han producido cambios que se han tenido que acometer ayuntamientos, diputaciones y otras instituciones no solo en materia tecnológica, sino también en el ámbito legal. De esta manera, ha sido necesario adaptar cuestiones jurídicas para, por ejemplo, permitir que el empleado pueda llevarse el ordenador a casa para trabajar en remoto. 

Las fases de la transformación

"La primera fase consistió en habilitar sistemas de telepresencia para poder comunicarse y establecer mecanismos de coordinación", explica Juan Vera, CEO de Edosoft. Es decir, implantar todo un sistema para hacer posible que las plantillas puedan mantener su actividad y coordinación.

Una vez logrado esto, ha sido pertinente avanzar en otro tipo de inversiones para la red empleada por la empresa, como puede ser un sistema de VPN (red privada virtual) y otros modelos para que los empleados puedan trabajar desde cualquier sitio. 

En este sentido, se implantan herramientas como G Suite para centralizar y agilizar la actividad de la empresa. "Muchas empresas están probando la digitalización y les está convenciendo y el resto por inercia va a tender a lo mismo", apunta Borei.

Empresas en la nube

Desde la compañía de soluciones tecnológicas Edosoft estiman que el proceso de transformación de una empresa se lleva a cabo en tres campos: herramientas, personas y procesos.

Aunque gran parte de las empresas ya cuentan con las herramientas necesarias, pues disponen de los equipos pertinentes,  se encuentran con algunas trabas entre miembros de la plantilla que precisan de formación previa o se resisten al cambio. Con todo, Vera estima que el principal obstáculo a resolver se encuentra en los procesos de las empresas.

Google se ha configurado como uno de los principales sistemas para coordinar plantillas que trabajan en remoto. Unsplash Omicrono

Esta transición aplica a todas las empresas independientemente de su tamaño, ya que el objetivo es aligerar tiempo en la gestión y dedicarlo a lo que realmente aporta valor. Para esto es necesario un cambio cultural dentro las propias compañías, algo que no entiende de número de trabajadores o de su sector.

"La variedad entre las pymes es muy grande incluso entre sectores no tan dependientes de la tecnología y que están viendo las ventajas en este tipo de sistemas: facturas digitales que ahorran procesos administrativos y restan operatividad en otros ámbitos", explican desde Edosoft. Todo esto en un contexto en el que se está desarrollando la ley del teletrabajo, que será determinante para la actividad de muchas empresas. 

Administración pública en digital

"La pandemia ha conseguido que se vea la necesidad de que la administración pública mejore su servicio a la ciudadanía que es para lo que está", subrayan desde Edosoft. Desde la compañía consideran que este proceso de adaptación debe servir para agilizar trámites sencillos que no requieren necesariamente un traslado a la oficina. 

En este sentido, aseguran haber detectado un cierto cambio en la actitud de las Administraciones públicas: si bien es cierto que antes era algo que no se planteaban si no había una empresa que ofrecía sus servicios de digitalización, ahora son ellas las que de manera "proactiva" solicitan la transformación.

La digitalización de la Agencia Tributaria permite a los ciudadanos gestionar de manera más ágil sus trámites. Eduardo Parra Europa Press

La transformación digital aparece como un cierto "empoderamiento para el ciudadano", que puede elegir cómo tramitar sus gestiones. Algo, subraya, especialmente útil "para ciudadanos con movilidad reducida o que viven muy lejos de una oficina". 

"La Administración pública tiene que poder dar un abanico de posibilidades para hacer un trámite", comenta Borei. En este sentido, la existencia de una segunda ola de contagios será determinante para muchas oficinas.