Digitalizar una empresa es mucho más que presentar su actividad y publicitarse en la web. En realidad, se trata de una traslación compleja de todo el ecosistema del negocio que exige una buena planificación para desarrollar el proceso con plenas garantías. Este esfuerzo, que tiene aparejados recursos y tiempo, merece la pena, ya que dar el paso a lo digital es una necesidad básica ya hoy en día para mantener la competitividad en el mundo empresarial. Pero esta ambición encuentra, en ocasiones, otro obstáculo, especialmente para los menos versados en tecnología: ¿cómo y por dónde empezar? Responder a esta pregunta y coger impulso para un futuro digital es, precisamente, lo que proporciona Kit Consulting, el programa de ayudas del Gobierno, gestionado por Red.es, dirigido a pymes para la contratación de servicios de asesoramiento digital. Una iniciativa que ya ha ayudado a miles de empresas de nuestro país.

Una de las compañías que remarcan el éxito de Kit Consulting es ARPO. Se trata de una empresa con sede en Madrid y más de 20 años de experiencia en el ámbito de la consultoría de recursos humanos y prevención de riesgos laborales que recientemente asumió la necesidad de renovarse y dar un salto cualitativo en su operativa. Fernando Mancha, su director de Recursos, asegura que “digitalizar no es solo recomendable, es fundamental” en un sector como el suyo, “donde trabajamos con múltiples interlocutores y procesos administrativos complejos”. “Queríamos dejar atrás los sistemas fragmentados y las tareas repetitivas para enfocarnos en lo que realmente aporta valor: el análisis, la anticipación y el servicio al cliente”, añade.

A lo largo de su historia, ARPO ha sido una compañía consciente de las ventajas de la tecnología. De hecho, sus rutinas han ido integrando algunas herramientas y soluciones innovadoras que la ayudaron a crecer en distintas fases. Pero aún quedaba dar el gran paso que han acometido ahora, la transformación digital global. Era el momento, como explica Mancha: “Sabíamos que necesitábamos un cambio profundo, pero queríamos hacerlo bien. De forma estructurada, no improvisada”.

Uno de los argumentos para que haya sido precisamente ahora cuando ARPO hubiera decidido dar el paso es la existencia de Kit Consulting. El programa, financiado por la Unión Europea a través de los fondos NextGenerationEU, ofrece ayudas de hasta 24.000 euros para pymes de entre 10 y menos de 250 empleados que deseen recibir asesoramiento digital especializado y personalizado para su negocio. O lo que es lo mismo, una ayuda a medida para entidades así que, gracias a esta línea, han permitido a compañías de este tipo hacer realidad la necesidad “de replantear nuestra operativa de forma integral, desde la captación hasta la gestión interna. Y para eso, el acompañamiento experto de un asesor era clave”, señala el director de Recursos en ARPO.

Al margen de los recursos económicos, el valor añadido que aporta Kit Consulting en este tipo de situaciones es su asesoramiento personalizado. En el caso de ARPO eso es algo que ha ayudado a dimensionar y acotar las necesidades reales, como explica Fernando Mancha: “Nuestro asesor digital trabajó codo a codo con el equipo. No vino a imponernos soluciones, sino a escucharnos, comprender nuestras dinámicas y construir con nosotros una estrategia aplicable y medible”.

Esa planificación básica que culmina en la tan ansiada digitalización comienza por un análisis previo del estado de la empresa en este ámbito. Ese diagnóstico inicial puso de manifiesto en este caso algunas oportunidades claras de mejora: automatización de tareas administrativas, digitalización de expedientes, integración de herramientas de gestión de recursos humanos y, sobre todo, una mejor conexión entre los distintos departamentos. “Nos dimos cuenta de que muchas de nuestras ineficiencias no eran por falta de esfuerzo, sino por procesos mal conectados o por falta de visibilidad de los datos”, apuntan desde ARPO.

"Tomar decisiones más rápidas"

En la actualidad, y gracias a este impulso digital facilitado por los instrumentos y el asesoramiento de Kit Consulting, ARPO ha iniciado la implementación de un sistema integrado con el que puede llevar a cabo una gestión más ágil de proyectos, hacer un seguimiento más riguroso de los KPIs y obtener una significativa reducción del tiempo invertido en tareas de bajo valor. “No solo se trata de ahorrar tiempo, sino de poder tomar decisiones más rápidas y con más información real”, comenta Mancha.

Pero en una transformación digital como la que ejemplifica ARPO no todo tiene que ver con lo estrictamente tecnológico. El factor humano sigue resultando un vector clave en este esquema, sobre todo en la mentalidad del equipo y su adaptabilidad frente al nuevo paradigma en torno al que se articula su trabajo. En este sentido, el director de Recursos de la empresa afirma que, “cuando llevas años haciendo las cosas de cierta manera, cuesta imaginar que puedan hacerse diferente. Pero en cuanto ves el impacto de una solución bien implantada, el equipo entero se alinea con una nueva cultura”, explica.

Todos estos factores confluyen en los resultados. En esta compañía, ya con todo el proceso optimizado, el balance es muy positivo: la empresa no solo gestiona mejor sus recursos, sino que ha empezado a explorar nuevas oportunidades de negocio, algo que hasta ahora no se podían permitir por falta de tiempo o foco. “El asesoramiento nos ha abierto los ojos a posibilidades que antes ni nos planteábamos: ampliar servicios, personalizar más nuestras soluciones, incluso integrar inteligencia artificial en algunos procesos”.

El ejemplo que representa ARPO es un espejo en el que pueden mirarse las miles de pymes españolas de entre 10 y menos de 250 empleados que quieran dar un salto de calidad con la ayuda de Kit Consulting. La agilidad con la que está concebido todo el proceso de inscripción, formalización y seguimiento -todo ello online- es uno de sus principales valores: “Solicitar la ayuda fue muy sencillo”, indica Fernando Mancha. “El formulario de Kit Consulting está muy bien diseñado. Todo está pensado para que una pyme pueda centrarse en el fondo, no en la forma”.

Una vez concedida la ayuda, ARPO tuvo acceso a un amplio catálogo de asesores digitales, un catálogo de más de 3.000 personas, entre los que pudo elegir a aquellos profesionales que más y mejor se adaptaban a sus necesidades específicas dada su realidad y el sector en el que operan. “No todos los asesores valen para todas las empresas. Nosotros tuvimos la suerte de dar con un perfil que nos entendía, que hablaba nuestro idioma y sabía cómo guiarnos sin desbordarnos”, comenta Fernando.

Además de la agilidad en la tramitación, con Kit Consulting, Red.es ha seguido innovado y ha puesto en marcha, por primera vez, una plataforma de inteligencia artificial que servirá de apoyo y soporte en el proceso de verificación de las justificaciones y que permite reducir un 80% los tiempos de la revisión pasando de tardar 5 horas a 90 minutos.

Hacia una empresa más sostenible y preparada

El proyecto de transformación de ARPO sigue en marcha, pero sus efectos ya se están notando. “Estamos más organizados, más alineados. El equipo está más motivado porque ve que sus esfuerzos se traducen en mejoras reales”, explica Fernando. Además, la empresa se siente ahora más preparada para afrontar nuevos retos: “Hemos dejado de ver la digitalización como un gasto o una moda, y la vemos como una inversión que multiplica resultados”.

Para ARPO, Kit Consulting ha sido mucho más que una ayuda económica. Ha sido un catalizador. “Nos ha hecho parar, reflexionar y actuar con sentido. Ahora tenemos un plan, una dirección clara, y lo más importante: ganas de seguir avanzando”, concluye.

“No esperes a tener tiempo. Hazlo ya”

Preguntado por qué recomendaría a otras pymes que aún dudan en solicitar la ayuda, Fernando es directo: “No esperes a tener todo controlado para empezar. Empieza para poder tener el control. Kit Consulting no solo te ayuda con recursos, te da una visión externa, objetiva y profesional que te hace avanzar mucho más rápido”.

Para él, la clave está en marcar objetivos realistas, implicar a todo el equipo desde el primer día, y ser honestos con las necesidades del negocio. “El asesor no viene a juzgarte, viene a ayudarte. Pero para eso tienes que abrir las puertas y compartir tu realidad tal como es. Solo así la transformación es real y sostenible”.

Kit Consulting es un programa de ayudas del Gobierno de España, gestionado por Red.es, para la contratación de servicios de asesoramiento digital especializado y personalizado para pymes de entre 10 y menos de 250 empleados. Cuenta con un presupuesto de 300 millones de euros y está financiado por la Unión Europea a través de los fondos europeos NextGenerationEU en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. Kit Consulting además, cuenta con la Cámara de España como entidad colaboradora.

El plazo de solicitud ya está cerrado, finalizó el pasado 31 de marzo, pero ha tenido muy buena acogida. Hasta la fecha se han concedido más de 16.600 ayudas de este programa lo que equivale a más de 232 millones de euros.