Hay aplicativos de software que siguen siendo la espina dorsal de los negocios cuando estos alcanzan un tamaño o una complejidad determinada. Los ERP (Enterprise Resource Planing), pero también los CRM (Customer Relationship Manager), son algunas de las herramientas tan fundamentales para el día a día de las empresas que muchas no podrían funcionar sin este software.

Es uno de los segmentos de mercado más lucrativos. Por eso, y pese a tener aplicaciones verticales para la gestión de recursos humanos o para la contabilidad, el mercado del ERP no deja de crecer año tras año. Da igual el análisis o la consultora que se mire: todos coinciden en la buena salud de este segmento.

Por ejemplo, Allied Market Research calcula que el mercado de ERP movió, a escala mundial, 39.340.00 millones de dólares en 2019 y que, para 2027, alcanzará los 86.303.00 millones. Gartner, por su parte, cree que en 2020 este mercado creció un 4% hasta alcanzar los 40 mil millones de dólares y pronostica que la categoría de software empresarial crecerá un 11,5% en este 2022 hasta rozar los 670.000 millones en todo el mundo.

El aprendizaje del fracaso

Elegir con qué ERP se va a trabajar es una de las decisiones estratégicas más importantes de una empresa. No sólo porque se calcula que las organizaciones cambian de ERP entre los cinco y diez años, sino porque, si además se realizan personalizaciones, el cambio a otro software es un proyecto que puede durar muchos meses… y traer muchos quebraderos de cabeza.

Migrar un ERP es algo complejo y, por qué no aceptarlo, tedioso. No sólo porque muchas veces implica que los usuarios (los trabajadores) se van a tener que acostumbrar a una nueva interfaz, a unos nuevos procedimientos y a una nueva operativa (y ya se sabe que los humanos tenemos una resistencia al cambio feroz). Cambiar un ERP supone migrar toda la información en la que se basa un negocio a un nuevo esqueleto. Si ya como usuarios particulares nos supone un agotamiento mental tener que cambiar de ordenador o dispositivo para asegurarnos de no perder nada, en el caso de la base organizativa de una empresa el proyecto puede ser extremadamente complejo.

Es cierto que hay muchas buenas prácticas, mucha literatura y mucha experiencia en este tipo de operaciones. Los fabricantes de este tipo de soluciones empresariales, de hecho, suelen mostrar con orgullo los casos de éxito de empresas que han confiado en sus soluciones. Suelen invitar a los CIO de estas empresas a que compartan en foros y espacios abiertos su experiencia, alabando las bondades de la herramienta elegida.

Pero también hay otras historias, las de terror, de las que pocos hablan, pero muchos aseguran conocer. Casos en los que las migraciones se han complicado hasta límites insospechados, suponiendo paradas de actividad, pérdidas de información y momentos críticos en los que, como en un callejón sin salida, parecía que la migración no avanzaba, pero tampoco se podía volver a atrás. Historias en las que los clientes se han arrepentido de la decisión tomada y que, sin embargo, deben apechugar y cruzar los dedos para que los siguientes meses vayan más fluidos. Migraciones que se demoran meses y meses hasta rozar incluso el año y, lo que es peor, que puede llegar a suponer roturas de stock, falta de suministros, pérdidas de clientes y un importante perjuicio económico.

Algunos de estos problemas tienen que ver con el gran tesoro de las corporaciones: sus datos. ¿Cómo mantenerlos, cómo migrarlos a una nueva base de datos y a una nueva forma de tratarlos y analizarlos? ¿Cómo lograr que no se pierdan o se corrompan al hacer esa migración? A veces el problema es, simplemente, el nombre de la columna donde residen los datos. Puede que la original y la de destino tengan el mismo propósito, pero diferente nombre y tratamiento. La migración puede ser correcta, pero si no se saben dónde están los datos ni cómo tratarlos, no es útil para la empresa.

La conexión con el resto de aplicaciones que funcionan con el ERP puede ser otro del origen de los fallos. El aplicativo puede instalarse correctamente y funcionar a la perfección, pero volver a reconectar el resto de software con e esqueleto principal y que todo funcione sin problemas puede dar también algún quebradero de cabeza, especialmente para el equipo técnico.

En ocasiones, el problema no es el ERP en sí, sino la implementación que se hace del mismo. A veces porque esto obliga a que la empresa cambie su manera de hacer las cosas, para amoldarse a cómo funciona y trabaja este nuevo ERP. Pero las miradas se dirigen, en muchos casos, a las consultoras encargadas de estos grandes proyectos como causantes de estos desastres. Erigidas como la parte mala de la película, a la consultoría se le acusa de convertir en 'rehén' al cliente, dado que el proceso de migración acaba trufado de sobrecostes, retrasos y fallos sin que haya margen para el cambio de partner que acompañe en este proceso.

Como con los problemas de seguridad, pocas son las empresas que reconocen haber sufrido una desastrosa migración de su ERP pero, sabiendo que muchas veces se aprende más de los fracasos que de los aciertos, a buen seguro que muchos de los manuales sobre cómo hacer una buena transición están basados en experiencias reales que, como se suele decir, no saldrán en los medios pero que existir, existen.