“Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas son los silos funcionales”. Así de contundente es el mensaje de la experta en liderazgo Sabina Nawaz en un reciente artículo para HBR.
La mentalidad de silos es uno de los temas fundamentales del management y se puede definir como ese estado mental según el cual ciertos departamentos o unidades de negocio no comparten información con otras personas dentro de la misma compañía. Esta forma de proceder reduce la eficiencia, la moral y puede contribuir a la desaparición de la cultura productiva de la empresa.
Para intentar reducir este efecto, muchos directivos se fijan en empresas tecnológicas como Apple, Microsoft, Amazon, Facebook, Alphabet, y también startups de éxito, intentando emularlas de la noche a la mañana. La lógica que subyace esta forma de actuar es pensar que, si estas empresas son innovadoras y utilizan la agilidad, la nuestra debería hacer lo mismo.
En mi opinión, esta forma de pensar puede ser interesante desde un punto de vista exploratorio, pero los líderes, antes de implementar en la práctica experimentos tan radicales, deberían entender perfectamente las idiosincrasias de su organización e industria en relación con las de estas empresas. Lo que sí podríamos hacer desde hoy mismo es analizar nuestra situación corporativa en relación con los silos y desarrollar acciones para reducirlos.
Los silos funcionales suelen provocar problemas notorios de comunicación entre distintas partes de la organización que acaban aflorando como cuatro síntomas que nos indican dónde actuar.
El primero es que la comunicación deja de ser rápida y ágil. El segundo es que las pautas escritas o no escritas no son entendidas claramente por todos los empleados. El tercero es que empiezan a surgir malentendidos, conflictos e incluso ocurre que los trabajadores empiezan a no llevarse bien lo que acentúa la fluidez de la comunicación. El cuarto es que las distancias geográficas complican la comunicación.
Este problema no sólo afecta a las grandes organizaciones, sino que ya es un mal común al mundo empresarial en general. Por ello, los líderes responsables de la cultura y las personas deben asegurarse de que haya una comunicación constante y sincera en un entorno seguro y amigable para fomentar la camaradería y la vinculación.
Algunas recomendaciones para empezar lo antes posible a mejorar la comunicación incluyen: clarificar las prioridades, crear camaradería entre jefes de departamento pertenecientes a distintas áreas de la organización y adoptar procesos inclusivos entre los departamentos.
En general, los expertos en comportamiento organizacional enfatizan la importancia de construir relaciones entre empleados de distintas áreas. Esta buena práctica alimentará una comunicación informal que resultará muy valiosa para la colaboración. De hecho, la recomendación desde un punto de vista de innovación abierta es extender y ampliar las relaciones hacia los ecosistemas que cada vez son más complejos.
Un tema relacionado con los silos funcionales son las organizaciones matriciales que han existido en el mundo empresarial a lo largo de muchas décadas. Estas se suelen organizar en función de funciones y proyectos con una fórmula que puede aportar importantes beneficios tal como un incremento de la productividad, ya que las personas pueden trabajar de forma flexible en diferentes proyectos.
Otra ventaja es el fomento de equipos multidisciplinares que comparten información y recursos. Esto puede favorecer que los empleados amplíen sus conocimientos, habilidades y relaciones. Sin embargo, también puede provocar efectos muy negativos si no se maneja bien.
Una de las causas es que los empleados trabajan simultáneamente para varias áreas de la organización. Existe el riesgo de que existan luchas de poder y diferentes intereses que provoquen que los empleados no sepan muy bien cómo navegar de la forma más óptima satisfaciendo a todos los stakeholders. Según el Índice de Salud Organizacional de McKinsey (OHI), los roles claros que faciliten una rendición de cuentas por parte de los empleados son fundamentales.
Dada la importancia de la claridad de los roles y la rendición de cuentas para la salud organizacional y el desempeño, es fundamental que los líderes aborden la ambigüedad con contundencia.
Se recomienda ayudar a los empleados estableciendo expectativas claras alineadas con la dirección del negocio. Esta debe ser revisada con conversaciones frecuentes entre los gerentes y los datos concernientes sobre el rol específico que cada persona desempeña en el avance de los objetivos de la compañía.
Las prácticas consultivas (a diferencia de las autoritarias) de liderazgo contribuyen significativamente a la rendición de cuentas. También es fundamental mantener las líneas de comunicación diarias para eliminar la ambigüedad y garantizar que todos estén constantemente centrados y alineados.
Finalmente, los líderes deben asegurarse de que todos los empleados comprendan ante quién responden y los deberes de los que son responsables. La importancia de las discusiones regulares para recrear las expectativas a medida que las demandas de trabajo cambian se complica en las organizaciones matriciales. Los empleados altamente comprometidos prosperan en un sistema donde todos son responsables de su trabajo.
***Paco Bree, Profesor de Deusto Business School