El 14 de abril de 2015 Tomás Santoro comenzó a narrar lo que él mismo denominó como el viaje a la isla del tesoro: facturar 100.000 euros al mes con su proyecto SumaCRM. Este emprendedor en serie decidió que, uno de los propósitos de su cuatro proyecto sería contar cada uno de los detalles de la evolución de la empresa con el objetivo de compartir con la comunidad su aprendizaje. Una experiencia prácticamente única en un mundo de las start-ups donde el hermetismo se impone. 

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Hoy, cuatro años después de arrancar, el objetivo de alcanzar los 100.000 euros de ingresos mensuales no ha sido alcanzado. Ahora mismo estaría a la mitad. ¿Quiere decir esto que los impulsores de SumaCRM no han encontrado el tesoro que buscaban? Se puede decir que han encontrado otro. El pasado 22 de octubre, la empresa belga Efficy compró la start-up española por 2,1 millones de euros

Durante estos años, frente a la clásica respuesta en la que se escudan muchas start-ups de que no pueden compartir detalles de su negocio por no dar ventaja a sus rivales o por los acuerdos de confidencialidad que tienen firmados con sus inversores, Santoro ha narrado paso a paso hasta el último detalle de la evolución de SumaCRM.

Procesos de contratación, negociaciones con proveedores, estrategias comerciales, ofertas recibidas, conversaciones con inversores y un interminable etcétera de cuestiones del día a día de la empresa, han sido abordadas con un tremendo nivel de detalle. Un proceso que llegó a su cenit el pasado 10 de septiembre con el post titulado "Tenemos una oferta de compra de SumaCRM".

Si normalmente las operaciones de este tipo se comunican meses después de que estén cerradas y todos sus detalles acordados y firmados ante notario, la venta de SumaCRM ha sido relatada al detalle en cinco post que han desgranado durante 42 días todo el proceso de venta.

Una decisión que, lejos de suponer el final del objetivo inicial del proyecto no es más que un punto y seguido. SumaCRM nació, simplemente, para solucionar las necesidades que Santoro y sus socios tenían en sus anteriores negocios. "En aquel momento teníamos dos empresas que necesitaban comerciales para conseguir ingresos. Su vida giraba entorno a un excel. Habíamos probado CRMs muy complejos y aplicaciones más simples y no conseguíamos dar con una herramienta que se adaptara a nuestras necesidades. Unas se nos quedaban muy grandes y otras cortas. Así que decidimos hacer nuestra propia solución".

Primera versión

Este proceso concluyó con una primera versión de SumaCRM que, desde el primer momento, tuvo un impacto muy positivo en el día a día de los comerciales. "En ese momento, cuando vimos cómo gracias a la herramienta éramos mucho más productivos, pensamos: ¿y si otras empresas tienen los mismos problemas que nosotros?", explica Santoro.

Los CRMs son herramientas que permiten a los equipos de las empresas hacer seguimiento de sus procesos. Normalmente donde más se usan son en la parte comercial y de marketing. Estas aplicaciones permiten organizar y guardar desde los primeros contactos, al resultado de las reuniones mantenidas y visualizar de forma fácil qué iniciativas han tenido éxito y cuáles se han quedado por el camino.

En definitiva, un diario de bitácora donde se almacena un conocimiento muy valioso para el día a día de las empresas que realizan campañas de miles de contactos para captar a sus clientes

Tras pulir la solución, el equipo de Santoro lanzó una versión abierta en la que a través de una web otros usuarios podían utilizar SumaCRM. Además, decidieron incluir un blog donde contarían la evolución de la empresa. Pero, a diferencia de muchas empresas donde aprovechan estos canales para contar lo que pasa en la empresa semanas o meses después, desde SumaCRM decidieron contarlo todo en caliente. Según iba pasando.

"Pensamos que nadie lo había hecho y que que contar lo que estábamos haciendo según lo íbamos haciendo era la mejor manera de devolver a la comunidad lo que habíamos aprendido leyendo otros blogs de otras empresas. Resultó que, sin saberlo, creamos nuestra herramienta de marketing más potente" detalla el fundador de SumaCRM. 

El apoyo de la comunidad

Un blog que, en su arranque, también tuvo el apoyo de la comunidad. "Yo seguía en Twitter a muchos emprendedores de éxito que me gustaba lo que hacían o el contenido que compartían. Elegí 50 y les mandé mi primer post de arranque pidiéndoles su opinión sobre como mejorarlo. La sorpresa llegó cuando 40 me contestaron. Cuando lancé el artículo definitivo muchos lo compartieron, lo que hizo que tuviéramos 500 registros el primer día. Al ver que funcionaba, lo hicimos igual durante el primer mes y así conseguimos los primeros 2.500 registros". 

Lo que comenzó como un blog se convirtió en la principal vía de captación de clientes llegando a suponer el 70% de las nuevas altas durante mucho tiempo. Pero no todo ha sido un camino de rosas. Esta apuesta por la transparencia también ha tenido momentos difíciles. "Claro que al principio nos daba vértigo contarlo todo. Nos enfrentábamos contra muchas contradicciones: ¿Cómo vas a contar que no tienes ingresos? ¿De verdad vas a hacer públicos los costes de tu negocio? ¿Le vas a regalar información tan valiosa a tus competidores? Pues lo hicimos y ninguno de nuestros miedos se cumplió".

Unos miedos que han ido superando y que, al llegar el interés de un comprador no les hicieron cambiar de estrategia. "Decidimos contar todo el proceso. Teníamos que ser fieles a nuestros principios. Sabíamos que esta decisión podía poner en riesgo la operación pero si habíamos llegado a ese punto haciendo las cosas de una manera no nos parecía que tuviera sentido cambiar. En todo momento, todas las partes sabían qué íbamos a contarlo. Lo hicimos, hubo momentos complejos como en toda venta pero, al final, lo cerramos todo haciendo las cosas a nuestra manera".

Y, ¿una vez vendida la empresa? El viaje en busca del tesoro continúa. "Realmente estamos a la mitad y queremos llegar a conseguir lo que nos marcamos el primer día. Además del dinero que hemos ganado, la venta nos va a permitir hacer en seis meses lo que, de otra manera, habríamos tardado años. A nuestro equipo de 13 personas sumaremos sólo dos perfiles más. El gran salto lo vamos a vivir gracias a a que podemos apoyarnos en el equipo de nuestro comprador que cuentan con cientos de ingenieros en la parte técnica y decenas en la de soporte".

Pero, ¿cómo sigue motivada una persona que ha vendido su empresa? Para Santoro la clave está en que su objetivo nunca fue vender la empresa sino hacer una compañía con la que poder vivir a su manera. "Ahora estamos en una especie de resaca. Nos ha salido toda la tensión y la adrenalina acumulada durante las semanas de negociación. Pero la ilusión está intacta. Queremos llevar a SumaCRM al final del viaje y ahora tenemos muchos más medios para hacerlo. Además, ya hace años que gracias a este proyecto vivimos la vida que queremos vivir. Aunque la oficina central está en Madrid yo vivo en Tarifa, soy un loco del KiteSurf, y subo sólo para cuestiones puntuales. El teletrabajo está en nuestro ADN y es clave para nosotros vivir donde queremos".

Ahora se abre una nueva etapa para Santoro y su equipo. Un nuevo tiempo en el que las capacidades serán otras, pero también las exigencias. Será muy interesante comprobar cómo evoluciona una de las iniciativas más genuinas dentro del ecosistema tecnológico español. Lo que es seguro es que, pase lo que pase, lo leeremos en su blog.